豐田生產(chǎn)方式中所歸納的“七種浪費(fèi)”，主要發(fā)生在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，但是產(chǎn)生這些浪費(fèi)的深層次的原因是什么？如果僅僅關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)存在的浪費(fèi)，而不解決被現(xiàn)象所掩蓋的本質(zhì)問(wèn)題，無(wú)疑是舍本逐末。為了使消除浪費(fèi)的活動(dòng)深入有效地開(kāi)展下去，我們首次提出管理工作中的“七種浪費(fèi)”的概念，來(lái)引導(dǎo)大家共同參與這項(xiàng)工作。

1.管理工作不能“等” 

在管理工作中，等待的浪費(fèi)主要表現(xiàn)在以下幾方面： 

　　等待上級(jí)的指示 上級(jí)不安排工作下級(jí)就坐等，上級(jí)不指示下級(jí)就不執(zhí)行，上級(jí)不詢問(wèn)下級(jí)就不匯報(bào)，上級(jí)不檢查下級(jí)就拖著辦。多干事情多吃虧，出了問(wèn)題怎么辦？聽(tīng)從指示沒(méi)有錯(cuò)，再大責(zé)任可分擔(dān)。很多工作是在多次檢查和催辦下才完成的，造成極大的浪費(fèi)。 

　　等待下級(jí)的匯報(bào) 任務(wù)雖已布置，但是沒(méi)有檢查、監(jiān)督。不主動(dòng)深入調(diào)查情況，掌握第一手資料，只是被動(dòng)地聽(tīng)下級(jí)匯報(bào)，不做核實(shí)就做決定或者向上級(jí)匯報(bào)，出了問(wèn)題，責(zé)任還可以往下級(jí)身上推。 

　　等待對(duì)方的回復(fù) 我已與對(duì)方聯(lián)系過(guò)，什么時(shí)候得到回復(fù)我無(wú)法決定，延誤工作的責(zé)任應(yīng)該由對(duì)方負(fù)責(zé)，我只能等。追究責(zé)任也不怕，我某月某日把這份文件送給對(duì)方，這里記錄得很清楚，對(duì)方不回復(fù)我能怎么辦？你還是和對(duì)方聯(lián)系一下吧，以免耽誤工作。 

　　等待生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的聯(lián)系 職能部門不主動(dòng)去為現(xiàn)場(chǎng)提供服務(wù)，而是坐等現(xiàn)場(chǎng)的聯(lián)系，有時(shí)還很不耐煩，認(rèn)為多等一會(huì)有什么了不起，卻沒(méi)有設(shè)身處地去為現(xiàn)場(chǎng)著想，嚴(yán)重地影響了生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題的及時(shí)解決。 

　　這些“等待”在工作中是大量存在的，主要是中層管理人員缺乏責(zé)任心和主動(dòng)精神，不愿意承擔(dān)責(zé)任。對(duì)于這種浪費(fèi)，我們認(rèn)為，根據(jù)不同企業(yè)的文化氛圍，如果不能用Y理論激勵(lì)員工去消除等待的浪費(fèi)，就需要用X理論去加強(qiáng)管理，例如對(duì)于較重要的工作，可以用5W1H來(lái)進(jìn)行計(jì)劃分解，然后進(jìn)行控制、檢查和考核。實(shí)際上，X和Y理論都不能從根本上解決問(wèn)題，X+Y相輔相成也許更好一些。 


2.把無(wú)序變有序 

　　“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，這句古語(yǔ)說(shuō)明了秩序的重要性。缺乏明確的規(guī)章、制度、流程，工作中容易產(chǎn)生混亂，這是眾所周知的。但如果有令不行、有章不循，按個(gè)人意愿行事造成的無(wú)序浪費(fèi)，更是非常糟糕的事。 

　　職責(zé)不清造成的無(wú)序 由于制度、管理等方面的原因，造成某項(xiàng)工作好像兩個(gè)部門都管，卻糾纏不休，整天扯皮，使原來(lái)的有序反而變成無(wú)序，造成極大浪費(fèi)。某個(gè)部門某個(gè)人，當(dāng)看到一項(xiàng)工作比較緊急，如果不做就會(huì)影響到公司利益時(shí)，進(jìn)行了補(bǔ)位。這時(shí)就出現(xiàn)了一種怪現(xiàn)象：那么，今后這項(xiàng)工作就由你們來(lái)做吧，責(zé)任部門反而放任不管了，這也是一種無(wú)序。 

　　業(yè)務(wù)能力低下造成的無(wú)序 素質(zhì)低下、能力不能滿足工作需要，都會(huì)造成了工作的無(wú)序。應(yīng)該承擔(dān)某項(xiàng)工作的部門和人員，因能力不夠而導(dǎo)致工作混亂無(wú)序；當(dāng)出現(xiàn)部門和人員變更時(shí)，工作交接不力，協(xié)作不到位，原來(lái)形成的工作流程經(jīng)常被推翻，人為增加了從“無(wú)序”恢復(fù)到“有序”的時(shí)間。一個(gè)有效的管理者應(yīng)該是一個(gè)規(guī)范化的高手，能把復(fù)雜無(wú)序的工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、簡(jiǎn)單化，從而使普通員工可以完成原本無(wú)法完成的工作。 

　　有章不循造成的無(wú)序 隨心所欲，把公司的規(guī)章制度當(dāng)成他人的守則，沒(méi)有自律，不以身作則，不按制度進(jìn)行管理考核，造成無(wú)章無(wú)序的管理，影響員工的積極性和創(chuàng)造性，影響部門的整體工作效率和質(zhì)量。這種人為造成的無(wú)序危害更大。 


　　業(yè)務(wù)流程的無(wú)序 直線職能制的縱向部門設(shè)置，對(duì)橫向的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)重割裂，各部門大多考慮一項(xiàng)工作在本部門能否得到認(rèn)真貫徹，而很少考慮如何協(xié)助相關(guān)部門順利實(shí)施。通?？紤]以本部門為中心，而較少以工作為中心，不是部門支持流程，而是要求流程圍繞部門轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致流程的混亂，工作無(wú)法順利完成，需要反復(fù)協(xié)調(diào)，加大管理成本。有興趣的朋友可以查閱一下自己公司的各項(xiàng)管理規(guī)定，也許會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)比較有趣的現(xiàn)象：公司的各項(xiàng)規(guī)定很少按照橫向業(yè)務(wù)流程的順序來(lái)編寫(xiě)，大多數(shù)是按照縱向部門來(lái)編寫(xiě)，兩個(gè)部門間如何交接則語(yǔ)焉不詳，實(shí)施時(shí)就會(huì)造成無(wú)序。 

　　這些無(wú)序出現(xiàn)的頻次多了，就會(huì)造成企業(yè)的管理混亂。管理者應(yīng)該分析造成無(wú)序的原因，努力抓住主要矛盾，思考在這種的無(wú)序狀態(tài)中，如何通過(guò)有效的方法，使無(wú)序變?yōu)橄鄬?duì)有序，從而整合資源，發(fā)揮出最大的效率。這是中高層管理者應(yīng)該注意和重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。 


3.協(xié)調(diào)不力企業(yè)喪失凝聚力 

　　所謂協(xié)調(diào)，就是指組織中的一切要素、工作或活動(dòng)要和諧地配合，以便于組織的整體目標(biāo)能夠順利實(shí)現(xiàn)。有了良好的協(xié)調(diào)，就會(huì)出現(xiàn)1＋1＞2的協(xié)同效應(yīng)。因此法約爾把協(xié)調(diào)視為管理的一項(xiàng)基本職能。而如果在管理工作中協(xié)調(diào)不力，就會(huì)造成工作停滯等方面的浪費(fèi)： 

　　工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不力 由兩個(gè)部門共同承擔(dān)的工作出現(xiàn)問(wèn)題，雙方都不主動(dòng)聯(lián)系，還需要第三個(gè)部門協(xié)調(diào)，工作進(jìn)度當(dāng)然會(huì)受到影響。某些工作應(yīng)由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)沒(méi)有明確界定，處于部門間的斷層，相互間的工作缺乏協(xié)作精神和交流意識(shí)，彼此都在觀望，認(rèn)為應(yīng)該由對(duì)方部門負(fù)責(zé)，結(jié)果工作沒(méi)人管，原來(lái)的小問(wèn)題也被拖成了大問(wèn)題。 

　　上級(jí)指示的貫徹協(xié)調(diào)不力 對(duì)上級(jí)的工作指示及相關(guān)會(huì)議布置的工作沒(méi)有傳達(dá)，即使傳達(dá)了卻沒(méi)有進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)來(lái)組織落實(shí)，形成口號(hào)接力，工作在本部門出現(xiàn)停滯，沒(méi)有得到有效地貫徹，形成工作盲區(qū)。 

　　信息傳遞的協(xié)調(diào)不力 信息流轉(zhuǎn)到某個(gè)部門出現(xiàn)了停滯，使應(yīng)該得到這些信息的相關(guān)部門掌握不到，難以有效地開(kāi)展工作。信息沒(méi)有分類匯總，停滯在分散之中；信息沒(méi)有得到充分分析、核實(shí)和利用，依舊停滯在原始狀態(tài)之中；信息不準(zhǔn)確，造成生產(chǎn)盲目、物資供應(yīng)混亂、計(jì)劃的頻繁調(diào)整、沒(méi)有效益的加班及庫(kù)存的增加。更有甚者，把信息視為本部門或個(gè)人私有，有意不再傳遞，則影響更大。 

　　業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不力 絕大多數(shù)的管理活動(dòng)，不是一個(gè)部門所能獨(dú)立完成的，需要兩個(gè)以上部門相互配合，按橫向的業(yè)務(wù)流程來(lái)完成。但是由于縱向部門設(shè)置對(duì)業(yè)務(wù)流程的割裂，會(huì)形成一些斷點(diǎn)，如果不能及時(shí)搞好協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)流程就不能順利運(yùn)行，會(huì)造成后續(xù)流程停滯，形成損失，即使想方設(shè)法繞過(guò)去，也造成效率降低，還可能達(dá)不到預(yù)期的效果。 

　　協(xié)調(diào)不力是管理工作中最大的浪費(fèi)之一，它使整個(gè)組織不能形成凝聚力，缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí)、協(xié)調(diào)精神，導(dǎo)致工作效率的低下。 

　　即使對(duì)于大連三洋制冷有限公司這樣的管理水平較高的企業(yè)，協(xié)調(diào)也是非常令人傷腦筋的。在三洋制冷，為了解決協(xié)調(diào)問(wèn)題，把我們生產(chǎn)管理部設(shè)定為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)聯(lián)工作的總協(xié)調(diào)部門，后又給予部分指揮權(quán)限，雖然理順了一些工作，但協(xié)調(diào)成本太高。目前，我們正在嘗試進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，減少縱向的職能部門數(shù)量，通過(guò)對(duì)部長(zhǎng)課長(zhǎng)的授權(quán)，建立項(xiàng)目責(zé)任制，逐步打通橫向業(yè)務(wù)流程中的瓶頸，分階段地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的重組和再造。