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劉小明:低效流程是如何偷走你的時(shí)間、成本和效率的?
2016-01-20 49491
 我們說(shuō)流程創(chuàng)造價(jià)值,流程提高效率,并且說(shuō)流程打造競(jìng)爭(zhēng)力,那是有前提的。這就是要求必須是高效流程,至少是有效流程,才能產(chǎn)生這樣的效果。如果企業(yè)對(duì)流程不加管理,盡是低效流程甚至還夾雜一些無(wú)效流程,那么創(chuàng)造價(jià)值、提高效率就是空話,更不要說(shuō)打造競(jìng)爭(zhēng)力了。
  不少企業(yè)并未真正認(rèn)識(shí)到流程創(chuàng)造價(jià)值的意義,完全憑經(jīng)驗(yàn)和感覺(jué)管理企業(yè),并且非常勤奮,以為多下苦功、多花氣力就能把企業(yè)搞好,結(jié)果除了自己累得不行之外,下屬員工也叫苦連天。為什么會(huì)這樣?我來(lái)告訴你真相:你企業(yè)的流程大部分是低效的,少部分是無(wú)效的。你偶爾會(huì)有高效處理問(wèn)題的案例,但絕無(wú)高效的流程。你的高效完全來(lái)源于能人專權(quán)和獨(dú)裁,離開(kāi)了個(gè)別能人,企業(yè)在原地打轉(zhuǎn)都不可能,而是混亂一片。
  我們來(lái)分析一下,低效或無(wú)效流程是如何偷走你的時(shí)間、成本和效率的。
  先看一家著名企業(yè)的調(diào)試配件申領(lǐng)流程。這是一家汽車(chē)制造企業(yè),技術(shù)部的技術(shù)員進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā),必須用汽車(chē)配件作實(shí)驗(yàn)。誰(shuí)都懂得:汽車(chē)配件拿到市瞅者倒買(mǎi)給車(chē)主就是錢(qián),企業(yè)為了控制倒賣(mài)配件事情發(fā)生,制訂了嚴(yán)格的汽車(chē)配件申請(qǐng)領(lǐng)用流程,需要技術(shù)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部各部主管與部長(zhǎng),和三大倉(cāng)庫(kù)主管簽字,其中生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部?jī)蓚€(gè)部門(mén)的預(yù)算員都要簽字,遇到倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有的配件,還得找采購(gòu)部部長(zhǎng)簽字。如此多人簽字把關(guān),一般配件從申請(qǐng)到領(lǐng)取成功,通常時(shí)間為十天,最長(zhǎng)時(shí)間為半個(gè)月。因?yàn)檫@么多人不可能同時(shí)在公司等候你去找他簽字,再說(shuō)他們也不是神仙,誰(shuí)也無(wú)法預(yù)計(jì)哪天會(huì)有人找他簽字。極端情況下,如果一個(gè)技術(shù)員不幸當(dāng)月要二次申領(lǐng)調(diào)試配件,那他就全月每天都會(huì)花時(shí)間在辦公大樓各部來(lái)回穿梭了。向我反映情況的技術(shù)員們的確是苦不堪言。
  技術(shù)員應(yīng)該以設(shè)計(jì)或試制為主,而這個(gè)為試制做準(zhǔn)備的流程卻讓他們耗費(fèi)了大量不必要的時(shí)間和精力,他們?cè)趺茨軌蚋咝实毓ぷ髂?
  繁瑣的簽字手續(xù)無(wú)非是為了控制技術(shù)員倒賣(mài)汽車(chē)配件。如果技術(shù)員要倒賣(mài)汽車(chē)配件,也必須等到拿到配件之后才能進(jìn)行。你十人簽字百個(gè)人簽字,只要他拿到配件倒賣(mài)照樣可以進(jìn)行。簽字的多少并不能阻止倒賣(mài)發(fā)生。如果從提高工作效率的角度來(lái)看,這些重復(fù)簽字,十個(gè)就有八、九個(gè)人簽字是無(wú)效活動(dòng),只有一二個(gè)人簽字是有效活動(dòng)。那就是確認(rèn)他的工作必需這些配件的直接主管和計(jì)算配件價(jià)值的預(yù)算員二人的簽字就是有效活動(dòng)。
  繁瑣的簽字大大提高了技術(shù)員的工作成本、浪費(fèi)了技術(shù)員大量的設(shè)計(jì)時(shí)間,也浪費(fèi)了N個(gè)主管的簽字時(shí)間,技術(shù)部的整體試制效率就這樣在重復(fù)簽字和來(lái)回跑腿中間被消磨掉了。
  如此舉一反三,看看你的企業(yè)有多少重復(fù)簽字、有多少無(wú)意義的等待、有多少無(wú)意義的請(qǐng)示匯報(bào),你就能找出偷走你企業(yè)時(shí)間、成本、效率的各種罪魁禍?zhǔn)住?/div>
  流程管理追求保留有價(jià)值的流程活動(dòng)、砍掉無(wú)價(jià)值的流程活動(dòng),合并低效的流程活動(dòng),更多效率更多價(jià)值就是在流程優(yōu)化中創(chuàng)造出來(lái)的。
  像剛才舉例的調(diào)試配件申領(lǐng)流程,我們經(jīng)過(guò)與企業(yè)員工共同探討之后,優(yōu)化如下。用流程圖檢視現(xiàn)有流程的優(yōu)劣就像用CT給人體體檢一樣,腫瘤一看就知。
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