《項(xiàng)目管理技術(shù)》雜志的同仁：

你們好！感謝貴刊給我們這些一線(xiàn)的項(xiàng)目管理者們提供了一個(gè)這樣的機(jī)會(huì)。

幾個(gè)月前，通過(guò)獵頭，我來(lái)到現(xiàn)在的這家民營(yíng)制造公司擔(dān)任項(xiàng)目管理辦公室主任。之前，我在一個(gè)知名的外企做了多年的項(xiàng)目管理工作。公司之所以選擇我，正是希望我能夠利用原來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，為項(xiàng)目經(jīng)理提供幫助，指導(dǎo)公司內(nèi)多個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行，并逐步建立起規(guī)范的項(xiàng)目管理體系。才來(lái)時(shí)，我滿(mǎn)懷信心，覺(jué)得憑自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不用多久就會(huì)使公司的項(xiàng)目管理狀況有很大的提升。

然而，事情卻跟我預(yù)料的差很遠(yuǎn)，我?guī)缀跸肴マo職了！在這家公司里，責(zé)任模糊不清，很多重要事項(xiàng)甚至靠口頭傳達(dá)，出了問(wèn)題又無(wú)法追溯，即使覺(jué)得很簡(jiǎn)單的小事，做得也都很不順暢。而且，公司的幾個(gè)主要的項(xiàng)目經(jīng)理在年齡、資歷和專(zhuān)業(yè)技能方面都在我之上，根本不把我這個(gè)“空降”的項(xiàng)目管理辦公室主任當(dāng)回事，他們也沒(méi)有向我匯報(bào)的習(xí)慣，還是像原來(lái)那樣該找誰(shuí)找誰(shuí)。可一旦項(xiàng)目遇到問(wèn)題，責(zé)任卻又都落到了我這里。

我去找公司老板談過(guò)好幾次，他倒是很支持我，除了會(huì)幫我解決當(dāng)前遇到的具體問(wèn)題外，還會(huì)告訴我：“放開(kāi)手腳干，碰到問(wèn)題就來(lái)找我。”而且，在會(huì)上他也這樣說(shuō)過(guò)多次。

盡管這樣，我還是覺(jué)得事情并沒(méi)有多大改觀，而且我也不能總?cè)フ依习?。我嘗試過(guò)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理強(qiáng)硬，要求他們必須按照項(xiàng)目管理辦公室的規(guī)定來(lái)工作，可發(fā)現(xiàn)情況往往會(huì)因此變得更糟——他們甚至?xí)现?xiàng)目不做，然后把問(wèn)題歸結(jié)到那些新的規(guī)定上。我有時(shí)也想，公司的狀況是很多年形成的，不是我一個(gè)新來(lái)的小小的項(xiàng)目管理辦公室主任就能改變的，想放棄?？墒?，心里卻又不甘。

我想通過(guò)這個(gè)欄目，向各位同仁、前輩及專(zhuān)家請(qǐng)教，面對(duì)這種情況，我該怎么做？這個(gè)公司的項(xiàng)目管理環(huán)境怎么才能得到改善呢？

專(zhuān)家解答：

你好，朋友。你目前的困惑也是大多數(shù)“職場(chǎng)空降兵”面臨的困惑。這個(gè)案例再一次強(qiáng)調(diào)了：項(xiàng)目管理人員要兩手抓，不僅僅抓“硬技能”——項(xiàng)目管理、行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)、技術(shù)和工具的應(yīng)用能力，更重要的是要抓“軟技能”——識(shí)別環(huán)境及領(lǐng)導(dǎo)力與人際關(guān)系的處理能力。兩者要軟硬兼施，特定環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理在建立信任、解決沖突、有效溝通、成功激勵(lì)，形成團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力時(shí)軟技能尤為重要。

本案例，我們可以把PMO建設(shè)及運(yùn)營(yíng)工作中的“形成到規(guī)范期”當(dāng)作一個(gè)“組織內(nèi)部變革項(xiàng)目”進(jìn)行管理，在企業(yè)內(nèi)部正式立項(xiàng)，發(fā)布項(xiàng)目章程批準(zhǔn)項(xiàng)目目的及計(jì)劃、公開(kāi)任命授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理，提高項(xiàng)目透明度，擴(kuò)大項(xiàng)目影響力，彰顯項(xiàng)目重要性。“空降兵”就是項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目的目的是要通過(guò)被批準(zhǔn)的商業(yè)論證，提升組織項(xiàng)目決策支持能力，項(xiàng)目實(shí)施交付能力，項(xiàng)目經(jīng)理人員能力，達(dá)到組織預(yù)期的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略收益。本項(xiàng)目的工作要點(diǎn)是：

首先，項(xiàng)目經(jīng)理需要制定商業(yè)論證，了解項(xiàng)目背景和找出變革的理由，評(píng)估組織未來(lái)運(yùn)營(yíng)的多種可選PMO方案（什么層次的？哪種性質(zhì)的？比如說(shuō)項(xiàng)目群層次的，決策支持性質(zhì)的）的收益、負(fù)收益、投入程度、主要風(fēng)險(xiǎn)因素等，選擇最適合幫助組織業(yè)務(wù)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的PMO方案，并制定相應(yīng)的項(xiàng)目進(jìn)度與成本計(jì)劃。

其次，項(xiàng)目經(jīng)理需要充分測(cè)量變革前項(xiàng)目群的交付能力及收益水平，通過(guò)和項(xiàng)目發(fā)起人——老板的充分溝通，確定選定的PMO方案預(yù)期達(dá)到的項(xiàng)目群交付能力及收益水平績(jī)效指標(biāo)，并制定收益實(shí)現(xiàn)及評(píng)審計(jì)劃。

再次，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)現(xiàn)狀和指標(biāo)分析，確定項(xiàng)目實(shí)施范圍和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)現(xiàn)有資源和支持程度，合理安排實(shí)施進(jìn)度順序和預(yù)算資金，逐步完善變革后的項(xiàng)目管理制度和流程，建立項(xiàng)目管理文化，使之與組織的其他文化行為相匹配，最終達(dá)到PMO成熟穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的能力。

最后，項(xiàng)目經(jīng)理要把握住影響本項(xiàng)目成功的主要因素，包括環(huán)境、人和過(guò)程方法因素。環(huán)境因素包括組織愿景、文化與行為、相關(guān)制度等，人的因素包括基本素質(zhì)、價(jià)值觀及行為、認(rèn)知能力等，過(guò)程方法因素包括實(shí)施策略、過(guò)程方法、激勵(lì)機(jī)制等。以上各因素，項(xiàng)目經(jīng)理需要審時(shí)度勢(shì)，依環(huán)境制定應(yīng)對(duì)策略和方案，比如說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理要充分考慮不同環(huán)境下的組織成熟度水平及成員的認(rèn)知能力，從全局的角度找出最影響項(xiàng)目管理制度和流程績(jī)效的制約因素，制定滾動(dòng)式變革計(jì)劃，持續(xù)逐個(gè)解決，而不是同一時(shí)刻集中解決，除非企業(yè)有充足的資源支持和資金保障。同時(shí)為了減少組織變革綜合癥（不良反應(yīng)以及抵觸情緒）等消極風(fēng)險(xiǎn)影響的程度，你可以先進(jìn)行充分的調(diào)研與訪(fǎng)談，了解基本情況，找好試點(diǎn)項(xiàng)目，最好進(jìn)入項(xiàng)目進(jìn)行制度流程建設(shè)，待試運(yùn)行一段時(shí)間，加以總結(jié)與改進(jìn)，獲得公司普遍認(rèn)可后，再行培訓(xùn)宣貫、擴(kuò)大試點(diǎn)的應(yīng)對(duì)策略與措施。

本案例中，為了改善目前現(xiàn)狀，建立良好的項(xiàng)目管理環(huán)境，你需要放緩變革的節(jié)奏，重新審視一下商業(yè)論證是否有效，重點(diǎn)是選定的PMO方案是否適用，如果不適用，及時(shí)調(diào)整方案，獲得重新批準(zhǔn)。如果方案適用，則盡快調(diào)整干系人管理策略和變革的方式方法，讓大家共同參與到變革中來(lái)。

對(duì)你而言，項(xiàng)目的重要干系人有：老板、資深項(xiàng)目經(jīng)理們。老板在公司權(quán)力、利益和影響力都是最大的，又是變革的推動(dòng)者，對(duì)他的策略就是要獲得他的充分授權(quán)，必要的資源支持，向他定期匯報(bào)工作思想與成果，堅(jiān)定他的信念，取得他的長(zhǎng)期信任和支持，必要時(shí)邀請(qǐng)他主持項(xiàng)目會(huì)議，參加里程碑評(píng)審、核準(zhǔn)簽發(fā)階段性成果，比如說(shuō)項(xiàng)目管理制度和流程。對(duì)那些資深項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，要理解與尊重他們，多聽(tīng)聽(tīng)他們的聲音，幫助他們解決一些實(shí)際的問(wèn)題，邀請(qǐng)他們共同參與規(guī)劃會(huì)議，共同參與制定項(xiàng)目激勵(lì)考核制度。同時(shí)你要多開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，逐步融入項(xiàng)目經(jīng)理的圈子。比較有益的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)包括：

1、定期進(jìn)行項(xiàng)目組例會(huì)，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展、問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)溝通分享，形成良好的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)分享氛圍；

2、聯(lián)合人力資源部門(mén)共同發(fā)起學(xué)習(xí)型組織建設(shè)并制定激勵(lì)措施，鼓勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理參加國(guó)際權(quán)威資格認(rèn)證，注重培養(yǎng)內(nèi)部項(xiàng)目管理講師，定期組織全員培訓(xùn)，形成組織良好的項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)氛圍；

3、聯(lián)合人力資源部門(mén)設(shè)立企業(yè)績(jī)效看板墻，發(fā)動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理將每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、工作責(zé)任矩陣、績(jī)效報(bào)告上墻管理，增加項(xiàng)目績(jī)效執(zhí)行的透明度和項(xiàng)目人員的參與度；

4、邀請(qǐng)資深項(xiàng)目經(jīng)理共同參與項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的供應(yīng)商選擇活動(dòng)，共同提高項(xiàng)目管理系統(tǒng)的自動(dòng)化程度；

5、設(shè)定卓越項(xiàng)目管理獎(jiǎng)項(xiàng)，讓資深項(xiàng)目經(jīng)理參與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定并擔(dān)當(dāng)評(píng)委，并形成組織項(xiàng)目的標(biāo)桿效應(yīng)。

有時(shí)候，開(kāi)會(huì)后的會(huì)餐、單獨(dú)請(qǐng)客吃飯也是很好的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)。本案中就是要增加干系人相互之間的理解和信任程度。只有相互理解與產(chǎn)生信任了，制度和流程才能很好的貫徹和落實(shí)下去。

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