許多公司都有某種非常精巧、迅速又省時(shí)的機(jī)器，它叫影印機(jī)。我相信我們公司的影印機(jī)不會(huì)比你們少，說(shuō)不定還更多。不管在公司的哪棟大樓里，隨便轉(zhuǎn)個(gè)彎，我就會(huì)碰到一臺(tái)影印機(jī)。幾年以前，我們只有一臺(tái)功能很基本的影印機(jī)，一次印不了幾張，但是供部門(mén)里的300 人使用已綽綽有余。現(xiàn)在影印機(jī)、功能既復(fù)雜又有彈性，而且速度驚人。更可笑的是，這樣的影印機(jī)我們一共有7 臺(tái)，供同樣的300 人使用。為了減少不必要的影印，我們?cè)?jīng)限制員工影印的次數(shù)，要求使用機(jī)器的部門(mén)按張付費(fèi)，但都徒勞無(wú)功。我想我們已經(jīng)影印成癮，難以自拔了。有一次我竟然在員工大會(huì)上提出一個(gè)瘋狂的想法。
“我們搬走兩臺(tái)影印機(jī)會(huì)怎樣？”我說(shuō)：“想想我們這樣可以省下多少
錢(qián)。我們不用再買(mǎi)那么多紙張、色劑和炭粉了；可以減少兩張維修合約；增加相當(dāng)于兩臺(tái)影印機(jī)成本的資金；減少郵寄的紙張數(shù)和郵費(fèi)：不用花那么多的時(shí)間去歸檔和讀文件影本，我們的工作效率會(huì)大大的提高?！焙锰帉?shí)在不勝枚舉。
我本來(lái)以為我的建議會(huì)被潑冷水的，沒(méi)想到員工們的意見(jiàn)更激進(jìn)。他們建議與其去掉兩臺(tái)影印機(jī)，倒不如每月的第一和第三個(gè)星期將所有的影印機(jī)都關(guān)掉。
“正因?yàn)槲沂裁炊疾慌?，這個(gè)意見(jiàn)倒嚇了我一跳?！蔽艺f(shuō)。
最后我們得到一個(gè)折衷方案：所有的影印機(jī)在每天下午1 點(diǎn)到4 點(diǎn)之間
關(guān)閉。想要找一個(gè)簡(jiǎn)單的省錢(qián)方法嗎？把影印機(jī)的插頭拔掉。
故事啟示錄
●一旦影印成癮……就很難改變這個(gè)習(xí)慣了。我真的認(rèn)為這是習(xí)慣問(wèn)
題。本來(lái)影印機(jī)對(duì)公司是一項(xiàng)幫助?，F(xiàn)在卻成了阻礙，我認(rèn)為打破影印惡習(xí)的最好的方法是斬草除根：把所有的影印機(jī)關(guān)掉。
●不要影印給老板。我對(duì)減少影印量的一個(gè)貢獻(xiàn)就是告訴員工，除非我
有特別要求，否則不需要為了通知我而將每一份文件都影印。對(duì)于那些把我
的話(huà)當(dāng)耳邊風(fēng)的人，我就在傳到我桌上的廢物上蓋一個(gè)“無(wú)需閱覽，不要影印給大衛(wèi)”的章。
員工終于明白我的心意了。
●銷(xiāo)毀傳閱名單。一個(gè)消除影印本的簡(jiǎn)單方法是，銷(xiāo)毀所有文件的傳閱
和分送名單。如果你規(guī)定員工只能索取需要的特定資料，你會(huì)發(fā)現(xiàn)影印本的數(shù)量從此大大減少。如果你不想全盤(pán)實(shí)施這項(xiàng)計(jì)劃，可以先從局部做起。在以后的三個(gè)月中，將所有的文件交給一個(gè)人保管，凡是要影印的人，必須向這個(gè)人索取。這樣一來(lái)，不常用到的文件就可以銷(xiāo)毀了。
●目前你已經(jīng)銷(xiāo)毀了多少文件？如果你的回答是“沒(méi)有”，這就表示你
還沒(méi)有認(rèn)真的實(shí)行這項(xiàng)計(jì)劃。我們都有不必要的文件，而公司和工作會(huì)隨著時(shí)間而改變，你的文件如果至今未曾變過(guò)，它們大概也已經(jīng)沒(méi)有什么用處了。
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