堅(jiān)持原則，多退少補(bǔ)

采購(gòu)員小嚴(yán)的性格是典型的完美型，做事細(xì)致認(rèn)真、一絲不茍、精益求精。恰好小嚴(yán)的領(lǐng)導(dǎo)也是一位完美型性格，對(duì)小嚴(yán)的工作態(tài)度非常認(rèn)可。在他們公司還有一位完美型的IT工程師，管理著ERP系統(tǒng)。小嚴(yán)對(duì)供應(yīng)商的要求以“相當(dāng)嚴(yán)格”著稱(chēng)，以百分之百的“零缺陷”的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行合同的規(guī)定：合同規(guī)定三十天交貨，正負(fù)差一天，那么在小嚴(yán)這晚兩天就是要支付違約金；早兩天則放在碼頭貨倉(cāng)，寧可讓供應(yīng)商付碼頭的滯納金，小嚴(yán)絕對(duì)拒絕收貨。供應(yīng)商抱怨說(shuō)：“合同雖然訂的三十天，但船期不是每天都有，如果趕上這一趟船期則會(huì)提前幾天到，而趕不上這一班船，則交期就晚了，大家都通融理解一下就過(guò)去了。但較真按合同辦，是我們違約，也無(wú)話(huà)可說(shuō)，但我們交滯納金，小嚴(yán)的公司也得不到什么好處啊?！?/p>

另一個(gè)條款，就是數(shù)量問(wèn)題，例如，訂貨100個(gè)，誤差<±3。供應(yīng)商送貨時(shí)缺少的情況少一些，但大多數(shù)會(huì)多送一些。但小嚴(yán)會(huì)嚴(yán)格實(shí)行合同，多退少補(bǔ)，一點(diǎn)不留情面。供應(yīng)商找到公司，希望手下留情，理由是物料返回的逆向物流的費(fèi)用比較高。但I(xiàn)T工程師堅(jiān)決支持小嚴(yán)的執(zhí)著精神，他說(shuō)系統(tǒng)里沒(méi)有辦法處理超出合同的多余來(lái)料，如果系統(tǒng)不能處理，則財(cái)務(wù)也無(wú)法對(duì)賬，從而無(wú)法付款。還有些供應(yīng)商認(rèn)為多余物料價(jià)值不高，送給公司算了，小嚴(yán)也不接受，堅(jiān)決要求供應(yīng)商拉回去。

公司買(mǎi)煤是用卡車(chē)運(yùn)過(guò)來(lái)的，但每次卡車(chē)送貨的數(shù)量差異太大，裝車(chē)的煤種、水份、灰份、車(chē)廂大小、路途狀況的不同，使得到貨每一次都有差別，但小嚴(yán)都要?jiǎng)e人將多余部分拉走，氣得煤販子和開(kāi)車(chē)的司機(jī)不打算同公司做生意了，好在公司有一位技術(shù)員，在工廠傍邊找到另一家私營(yíng)小業(yè)主，他接收了小嚴(yán)合同多余下來(lái)的煤，才讓煤販子消氣。

但工藝工程師和現(xiàn)場(chǎng)工作的供應(yīng)商管理工程師也有反映：小嚴(yán)的嚴(yán)格造成供應(yīng)商供貨的兩個(gè)問(wèn)題，一則是缺貨增多，經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)原因是：本來(lái)訂單100個(gè)，但還是有一些風(fēng)險(xiǎn)和不合格率，所有供應(yīng)商下料時(shí)會(huì)多下一些，但由于小嚴(yán)的嚴(yán)格要求，供應(yīng)商下料的余量減少，當(dāng)然不合格多一些，或運(yùn)輸途中破損增加，就造成缺貨的發(fā)生。另一個(gè)問(wèn)題是色差和偏差問(wèn)題，每一次下料雖然都在誤差之內(nèi)，但都會(huì)有一些系統(tǒng)偏差，而因?yàn)樾?yán)不接受多余的料，供應(yīng)商就把這批料放到下一批，不同批次的料混在一起，使得色差和系統(tǒng)誤差都會(huì)加大，使得生產(chǎn)中調(diào)試的難度加大。

生產(chǎn)工程師提過(guò)多次意見(jiàn)：把供應(yīng)商整慘了，自己也麻煩增大了，何苦呢？“送人玫瑰留有余香”，但小嚴(yán)都表示不能破壞規(guī)矩。

討論：

1.        你贊同小嚴(yán)的做法嗎？為什么？

2.        ERP系統(tǒng)允許接收多余物料嗎？

3.        對(duì)于多余的物料如何處理，有幾種方式？

4.        將煤轉(zhuǎn)賣(mài)給別的雇主有問(wèn)題嗎？

5.        相對(duì)于不同的性格，什么樣的性格適合于做采購(gòu)？或者什么樣的性格都可以做采購(gòu)？

點(diǎn)評(píng)：

對(duì)于小嚴(yán)的做法主流的觀點(diǎn)是不同意，對(duì)于交付時(shí)間，在過(guò)去有過(guò)兩個(gè)案例，兩個(gè)著名的公司，號(hào)稱(chēng)接受物料以分鐘為計(jì)算，其中一個(gè)是豐田汽車(chē)，細(xì)分析下來(lái)，因?yàn)槭撬?a target="_blank" style="color: black;" >生產(chǎn)線(xiàn)做JIT，要求供應(yīng)商直接將物料送到生產(chǎn)線(xiàn)，如果早了，會(huì)堆積在生產(chǎn)線(xiàn)上，晚了引發(fā)斷線(xiàn)停產(chǎn)。再往下追究，這些供應(yīng)商大多分布在生產(chǎn)線(xiàn)五公里范圍內(nèi)，自然能做到，也是因?yàn)镴IT的要求，必須讓供應(yīng)商做到。另外一個(gè)，就有點(diǎn)像八卦故事了，這也是一家世界非常著名的手機(jī)制造商，但是只是在中國(guó)廠的案例，它也同豐田一樣，對(duì)供應(yīng)商提出物料到廠時(shí)間正負(fù)不能超過(guò)2個(gè)小時(shí)，提前到的在門(mén)口等候，超過(guò)2個(gè)小時(shí)的按時(shí)間罰款。一時(shí)間，被當(dāng)作佳話(huà)，在采購(gòu)們中間流傳，引起不少公司躍躍欲試，爭(zhēng)相效仿。好在后來(lái)這家公司自己也堅(jiān)持不下去了，這位采購(gòu)主管不知去向，據(jù)說(shuō)被調(diào)離的崗位。（這家公司的手機(jī)也退出了主流市場(chǎng)，當(dāng)然這兩件事情絕對(duì)沒(méi)有任何的聯(lián)系，這里也沒(méi)有落井下石的意思）。

針對(duì)案例，做為分析，我們實(shí)施一項(xiàng)規(guī)則，一定要找到它對(duì)公司的利益所在，利人利己的事情應(yīng)該大書(shū)特書(shū)；不影響別人而利己的事情做了無(wú)妨；礙于別人而利己的事情，平衡權(quán)重在考慮是否能做；害人不利己的事情就沒(méi)有必要去做；害人害己的事情則應(yīng)該堅(jiān)決杜絕了。如果對(duì)供應(yīng)商的這些要求只是為了滿(mǎn)足自己性格偏好的欲望，或是滿(mǎn)足采購(gòu)自己工作的方便，或者滿(mǎn)足內(nèi)部流程的要求，而造成了內(nèi)部生產(chǎn)的混亂，及供應(yīng)商的麻煩，還最終引起成本的上升，就應(yīng)該去改變這個(gè)流程。政府都在改變作風(fēng)，為民服務(wù)，況且我們的采購(gòu)，絕對(duì)不能把自己建成一座衙門(mén)。為生產(chǎn)服務(wù)，為使用者服務(wù)，以及為供應(yīng)商服務(wù)，是采購(gòu)的主要任務(wù)之一。采購(gòu)要做好自己的服務(wù)角色。

許多采購(gòu)反映，ERP系統(tǒng)或SAP及其他物料管理系統(tǒng)，對(duì)多于合同數(shù)量的物品是拒絕接受的。這基本是一個(gè)誤導(dǎo)，物料系統(tǒng)中可以這樣設(shè)置，也可以對(duì)設(shè)置接受多余物料，IT系統(tǒng)工程師可以定義設(shè)置的。因?yàn)樵O(shè)置而拒收，豈不是削足適履。

對(duì)于多余物品在簽訂合同時(shí)，可以有以下一些處理方式：

第一，如小嚴(yán)所做，多退少補(bǔ)。這主要用于價(jià)值高的商品，或者一次性購(gòu)買(mǎi)，以后不會(huì)再次使用的商品，或者體積超大的產(chǎn)品，因?yàn)榇鎯?chǔ)的原因也要求這種方式；

第二，完全相反，來(lái)多少收多少。這些對(duì)于初級(jí)原材料，及農(nóng)產(chǎn)品的收購(gòu)常用這種方法。例如。從海外購(gòu)買(mǎi)鐵礦石和大豆，幾乎是根據(jù)船的裝載量來(lái)定義采購(gòu)量的，到港計(jì)量結(jié)算；

第三，折價(jià)接受。對(duì)于多余物品，按雙方商議的折扣價(jià)處理，這對(duì)于雙方都還是公平的做法；特別是對(duì)于采購(gòu)方的存儲(chǔ)需要一些費(fèi)用的物品；

第四，留存遞延。本次的賬面接受、發(fā)票、付款等都按照合同數(shù)量，多余部分計(jì)入下一次訂單結(jié)算；

第五 贈(zèng)送。多余物品供應(yīng)商不拿回去，也不收錢(qián)，送給采購(gòu)方。這常用于低值易耗品。在操作中，要注意雖然是贈(zèng)送，也在體現(xiàn)在物料系統(tǒng)中，而不能做為系統(tǒng)之外的留存，否則會(huì)引起數(shù)量上的混亂和物品的流失。

采購(gòu)在與供應(yīng)商商定合同時(shí)，應(yīng)根據(jù)物料特性和使用狀況選選擇。

如果是通過(guò)企業(yè)間的正常渠道將煤轉(zhuǎn)賣(mài)給別的雇主，是可以操作的。但如果像案例中所描述的那樣，私下去找別的雇主則不是企業(yè)所能容忍的行為。采購(gòu)在為本企業(yè)工作，就要忠于企業(yè)，所有的活動(dòng)都要放在臺(tái)面上，走正常的流程。而不能把個(gè)人行為混入企業(yè)活動(dòng)，以免今后引起糾紛后，難于識(shí)別判斷這是企業(yè)行為還是個(gè)人所為。

“什么樣的性格適合于做采購(gòu)員？”這個(gè)問(wèn)題曾引起采購(gòu)們的熱烈討論。絕大多數(shù)觀點(diǎn)認(rèn)為力量型性格的人更適合于做銷(xiāo)售員。但什么樣的性格適合于做采購(gòu)員卻有不同的觀點(diǎn)：有些專(zhuān)家認(rèn)為同樣力量型性格的人更適合于做采購(gòu)員，因?yàn)椴少?gòu)需要與銷(xiāo)售打交道，同樣需要有力；但也觀點(diǎn)認(rèn)為像小嚴(yán)這樣的完美型性格的人更適合于做采購(gòu)員。因?yàn)橥昝佬托愿竦娜俗鍪伦屑?xì)、專(zhuān)注，不易出錯(cuò)，考慮問(wèn)題非常全面、周到。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)上，應(yīng)該能看到許多做的好的采購(gòu)員都就具有這種特質(zhì)。但也不能得出結(jié)論，指定什么樣的性格可以做采購(gòu)員。但采購(gòu)確實(shí)需要有細(xì)致的耐心和事無(wú)巨細(xì)的認(rèn)真作風(fēng)。

小嚴(yán)對(duì)于“零缺陷”的理解有一些偏差，“零缺陷”不是要追求完美無(wú)缺，而是要求制定合理的標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不走樣。所以首先要做的是：“什么是正確的”這一標(biāo)準(zhǔn)。求員工從一開(kāi)始就本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度把工作做得準(zhǔn)確無(wú)誤，在生產(chǎn)中從產(chǎn)品的質(zhì)量、成本與消耗、交貨期等方面的要求進(jìn)行合理安排，而不是依靠事后的檢驗(yàn)來(lái)糾正。