不差錢

在一個大型國有企業(yè)的一次例行國資委上級審核中，發(fā)現(xiàn)了一筆付款沒有找到對應(yīng)的物料收貨記錄。審核組順藤摸瓜，發(fā)現(xiàn)這樣的付款每一個月都有，固定的一個款項，但沒有收貨。經(jīng)過仔細(xì)調(diào)查才發(fā)現(xiàn)，三年來，這個供應(yīng)商一直提供一個車型的工件機(jī)加工，每個月的量是固定的，把工件送到供應(yīng)商那里，精磨加工后在運回倉庫。由于沒有在公司自己的生產(chǎn)線上有加工過程，在物料號管理上，物料部門并沒有區(qū)分，所以供應(yīng)商加工前后物料號用的是一個號，出庫入庫也比較方便，不用來料收貨單了。只有前一個粗加工供應(yīng)商的物料號，BOM表，及供應(yīng)商資料。但半年前這種車型停產(chǎn)，通過這些文件將相應(yīng)的BOM表和材料都做了結(jié)束處理。也通知前后兩個粗、精加工供應(yīng)商。物料號也從BOM表上刪除了。但由于這項付款沒有物料號，無法與BOM連在一起，是手工加進(jìn)去的。BOM表上的付款項都刪除了，但這個付款就一直延續(xù)下來，半年多，誰也沒有注意，誰也沒有發(fā)現(xiàn)。直到審計發(fā)現(xiàn)票帳不符，才發(fā)現(xiàn)這個問題。公司為此多付了九百多萬人民幣。開始，審計的第一反應(yīng)是，公司內(nèi)部有人把錢付給供應(yīng)商，然后進(jìn)行分贓，把這個做為一個大案子來追查。當(dāng)事的一名公司負(fù)責(zé)人及采購經(jīng)理都被“限制活動”了。進(jìn)一步的調(diào)查才發(fā)現(xiàn)是工作中的疏忽造成的。當(dāng)然這兩種問題性質(zhì)是截然不同的。公司上下，各級領(lǐng)導(dǎo)，從總經(jīng)理到采購主管，到采購員，至?xí)?，都是一身冷汗，多少天來惶惶不可終日。看到結(jié)果，審計小組只有苦笑一番：太不把國家的錢當(dāng)回事了。

類似的事情還有，采購為同一個項目重復(fù)支付了兩筆款，供應(yīng)商來電提醒，財務(wù)回答說：“我們是系統(tǒng)支付，絕對不會出錯”。

其實，不僅僅采購會犯這類錯誤。有個供應(yīng)商一直在給客戶發(fā)貨，就是從來沒有發(fā)票過來，也沒有催款通知。大家也沒有在意。后來會計在盤庫存時，貨和帳對不上。沒有辦法平賬，才找出問題，告訴客戶的銷售人員，他還非常吃驚，號稱絕對不會發(fā)生這種沒頭沒腦的事。

由于原材料上漲，供應(yīng)商提價是常有的事情。銷售要求漲價55%，采購聲稱，不但不能漲，還要逐年下降。談判和拉鋸戰(zhàn)不可避免。談判非常艱苦，最終價格上升了34%，當(dāng)時為了最后的33到35，還拉鋸式的討價還價了2天，談完了，簽下合同，可執(zhí)行合同時，發(fā)貨時帶來的發(fā)票的價格還是原來的價錢。

以上在組織中發(fā)生的類似問題，不屬于合同的欺詐風(fēng)險，而應(yīng)該歸類于工作疏忽所造成的風(fēng)險。東方航空公司曾經(jīng)把頭等艙的票價標(biāo)為30元人民幣，在網(wǎng)上促銷。卓越，當(dāng)當(dāng)，淘寶網(wǎng)都干過烏龍價格。引起爆搶。

討論：

1.        在企業(yè)中如何防止以上的錯誤發(fā)生。列出具體可行的手段和方法

2.        這種錯誤，是否可以事后糾正，并向供應(yīng)商追究法律責(zé)任？

3.        買賣雙方發(fā)現(xiàn)對方錯誤后，是否應(yīng)該通對方，還是悄悄的便宜占了，不告訴對方？有什么問題嗎？是法律上的麻煩？還是道德問題？

 

點評

現(xiàn)代的采購活動越快越離不開系統(tǒng)了，材料清單輸入到系統(tǒng)，價格也輸入到系統(tǒng)，訂單也由系統(tǒng)發(fā)出，收貨通過系統(tǒng)，付款也通過系統(tǒng)，在任何一個環(huán)節(jié)的輸入錯誤，都可能產(chǎn)生案例中的后果，從而給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

在這個流程中第一個環(huán)節(jié)是物料編碼，保證一物一碼，不重編、不漏編，不僅入庫物料和成品要做到，對于中間加工產(chǎn)品也要編碼，在實際操作中，中間加工產(chǎn)品漏編的情況時有發(fā)生，原因是中間產(chǎn)品不需要完整的設(shè)計流程，從而遺漏了編碼申請環(huán)節(jié)，或者操作者圖省事不去申請。還有一個情況，操作者根本不知道中間產(chǎn)品也需要申請編碼或干脆不知道有編碼的概念。

企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作和標(biāo)準(zhǔn)管理不僅僅是標(biāo)準(zhǔn)化專門部門的職責(zé)，而是全企業(yè)每個人都有相應(yīng)的責(zé)任，特別是采購部門的標(biāo)準(zhǔn)化工作，編碼系統(tǒng)是一個基礎(chǔ)建設(shè)項目。應(yīng)對采購人員做好培訓(xùn)、教育和加強(qiáng)管理，在許多企業(yè)，采購部還配備了相應(yīng)的崗位。

買賣雙方發(fā)現(xiàn)對方錯誤后，不應(yīng)該悄悄的便宜占了而不告訴對方。在合同有效期限內(nèi)，若進(jìn)行追討這筆款一定要償還的，所以一般大公司在年底發(fā)現(xiàn)還有一些供應(yīng)商的款項沒有支付，會要求采購人員催促供應(yīng)商開發(fā)票。商業(yè)誠信是一個原因，另一個原因是財務(wù)是以年度結(jié)算，如果此時財務(wù)將這筆款作為壞賬處理掉，那么未來供應(yīng)商追要貸款，就會沖抵成本，而使未來的利潤下降，造成企業(yè)運營的風(fēng)險。有些企業(yè)會向供應(yīng)商發(fā)函，要求供應(yīng)商限時將發(fā)票送（寄）來，使得公司及時付款，過時將不負(fù)責(zé)任。這種商函只是催促作用而已，因為一般沒有辦法證明對方已經(jīng)收到通知。所以未來供應(yīng)商向公司追回款項的權(quán)利還是存在的。無論合同的有效期如何約定，如果超過了有效期，供應(yīng)商還是可以向客戶主張沒有收回來的貨款。合同法有個原則叫全面履行原則，合同過了有效期，是指合同雙方不再依據(jù)合同產(chǎn)生新的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，但是合同有效期間產(chǎn)生的義務(wù)必須履行完畢。

在這個案例中，最常發(fā)生的錯誤情況顯然是編碼問題，價格錯誤可能是人為的輸入錯誤，但有時候出現(xiàn)這種重復(fù)付款，及只發(fā)貨不收款的差錯，可能是ERP或類似管理軟件的漏洞。采購人員在工作中，應(yīng)加強(qiáng)檢查，發(fā)出的訂單過目審核一遍，以免出現(xiàn)一些無厘頭的錯誤，金無足赤人無完人，系統(tǒng)也不是永遠(yuǎn)不犯錯。培養(yǎng)采購人員的責(zé)任心是解決問題的重要一個環(huán)節(jié)。

這種錯誤，事后糾正的可能性要看證據(jù)和對方的實施情況，最為供應(yīng)商，它可以認(rèn)為是客戶付了定金，客戶超過了合同約定的期限不來提貨，供貨方可以解除合同，已經(jīng)收取的定金不予退還，如果造成供貨方損失的，還應(yīng)當(dāng)賠償損失。合同過了有效期就是你不再按照合同的約定繼續(xù)供貨，但是合同有效期約定的客戶提貨義務(wù)應(yīng)當(dāng)履行，如果沒有履行，客戶應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任。但供應(yīng)商若要使上面的條件成立，也要拿出相應(yīng)的證據(jù)，所以總體來說以協(xié)商解決為第一選擇，供應(yīng)商追究法律責(zé)任是在協(xié)商失敗的情況之后的下下策。當(dāng)然，我們也要調(diào)查清楚，是供應(yīng)商的疏忽收款，還是知情不報，這對于今后與之是否與之還進(jìn)行生意往來，是至關(guān)重要的。“不同不講道德的企業(yè)和個人做生意”是許多企業(yè)和組織的商業(yè)底線。