如何解決采購部門與財務部門之間的工作矛盾

　　在一個企業(yè)里邊，當然是采購越低，銷售越高，那我們中間的利潤就越高。所以我們可以看出在一個公司里邊采購部門或者銷售部門的工作是多么重要。

　　那我們財務部門跟采購和銷售的關系如何呢?結果我們通過調查發(fā)現恰恰發(fā)現在一些公司里，財務部與采購和銷售的矛盾卻是最深的，這個現象也非常有意思，所以今天我就給大家?guī)淼倪@樣的案例，也是我們的財務部門和采購部門的一個矛盾的案例。

 

　　一、案例導入

　　公司名稱Star，采購部經理是Tom先生，生產部經理是sam先生，財務部的Shelley小姐。

　　近期Star公司的采購經理Tom他非常郁悶，因為生產部的經理Sam頻繁地跟他反映說由于原材料的質量問題，導致在生產過程中的次品率越來越高，繼而引發(fā)了我們的客戶投訴。

　　Tom就積極與Sam進行溝通，發(fā)現供應商C提供的原材料有質量問題，Tom就急于想在這個月底之前要換一家供應商，于是找到了非常有信譽供應商H。

　　Tom就讓他的下屬準備的一份與對方的一個訂貨合同，當這個合同流轉到財務部的Shelley小姐這個地方的時候，她發(fā)現這個供應商不是公司的簽約供應商，違反了公司的一些制度。所以我們Shelley小姐就非常不客氣地拒絕了審批。

　　Tom先生看到了退回的流程審批非常生氣，立刻就聯系生產部的經理Sam，一起來說服財務經理Shelley小姐：“H公司本身他的產品沒有問題，性能也能滿足我們的要求，所以緊急希望馬上訂貨”、“程是死的，人是活的。如果新材料能改善我們的產品，提升我們的客戶滿意度，那為什么不可以呢?”等等一些話術......

　　那大家聽完這個案例，是不是覺得是一個非常熟悉的場景呢?那么作為財務經理的Shelley如何來解決這個原則性的問題呢?我不知道各位有沒有一些自己的想法，各位怎么想法?

 

　　二、矛盾產生原因

　　這個案例，看似兩個部門之間、甚至三個部門之間是有矛盾的，其實站在各自的位置上，又好像都有道理。Tom為什么著急用這家供應商的產品呢?無非他想盡快滿足生產部經理Sam的要求，降低次品率然后提高我們的產品的合格率。

　　那么從我們財務經理Shelley的角度上無非是要把控公司的風險，遵守公司的一些流程和制度。

　　各自站在自己部門的角度上都沒有問題，但是矛盾卻實實在在的已經產生了，那為什么會產生這種矛盾呢?

　　1、定位

　　我覺得我們財務人員和我們的業(yè)務人員，經常出現最大的矛盾根源還是在于定位和目標不同。因為目標不同導致我們績效考核的導向也不一樣，財務人員很難跟業(yè)績掛鉤，與業(yè)績不掛鉤的我沒必要去花更多的時間去做服務和支持。

　　而業(yè)務人員更重要的指標是業(yè)績指標，可能很少有風險管理的指標。所以這一切還是和定位和目標引起的。

　　2、個性

　　我經常說聽很多家長很多朋友說，“我家的女兒的性格比較內向”，“我家的兒子不太喜歡跟人打交道，去學一個財務吧”。你會發(fā)現財務人員，非常外向的比較少的，他們是比較內向和保守的。而業(yè)務人員個個都比較樂觀開朗，所以說性格之間也是有一些沖突，個性的差異也是導致業(yè)務部門和財務部門之間差異的一個很重要的原因。

 

　　三、如何解決

　　根據我多年工作經驗，我總結了9個字：第一首先“被讀懂”、第二是“被信任”，第三是“被需要”。

　　1、被讀懂：

　　為什么業(yè)務人員不理解財務工作?因為首先是業(yè)務不了解財務是做什么的。

　　但是我們發(fā)現，我們財務人員在跟業(yè)務人員溝通過程中，經常會出現非常專業(yè)詞匯，業(yè)務部門聽不懂，所以我們要講一些讓業(yè)務人員要聽懂我們的語言，知道財務是做什么的?這就是一個被讀懂的過程中。

　　2、被信任：

　　在讀懂過程中，還要取得我們業(yè)務部門的信任。財務是為幫助業(yè)務，而不是監(jiān)督和控制，對業(yè)務是一個幫助的職能，所以取得信任非常重要。

　　3、被需要：

　　如果你能大家在被信任基礎上，確確實實又被業(yè)務部門所需要，那我想我們業(yè)務和財務的矛盾就化解了。

 

　　四、重塑關系中，用哪些策略?

　　1、定位要調整，原來的定位是要監(jiān)督和控制，現在要轉支持和服務;

　　2、走進一線業(yè)務，去了解業(yè)務和學習業(yè)務，在學習業(yè)務的同時，找到有共同語言的人;

　　3、發(fā)揮我們傳播財務的職能，要把我們一些財務思維，財務理論傳播給我們業(yè)務人員;

　　4、在溝通過程中，我們要換位思考，主動溝通。

 

　　五、回到案例

　　我相信作為采購經理和生產總理，在這個問題上出發(fā)點一定是沒有問題的，一定是想為降低我們的次品率，他們第一是來自客戶的壓力，第二是來自他的上級領導的壓力，所以他們要著急去解決這樣一個問題，減少客戶投訴，所以他們的出發(fā)點，毋庸置疑是為了公司更好個。

　　那么我們財務Shelley的經歷心理為什么會糾結呢?我想還是內控規(guī)則的問題，財務畢竟是一個風險把控的部門，那無論怎么支持和服務，還是不能違背財務的風險管理職責，那么Shelley現在擔心的問題是什么呢?

　　首先，風險管理。Shelley擔心，這個工商的資質有沒有問題?價格是不是最合理的。那會不會生產經理和我們采購經理有什么貓膩啊，他們之間會不會出現舞弊，一旦出現舞弊我是不是要承擔風險。

　　第二，個人績效指標。如果沒有經過按照公司的流程進行審批同意，那很可能Shelley的績效會扣分數，有可能會影響到她個人的收益，個人的晉升。

　　在這個案例中，我們很明顯看到了我們Shelley小姐作出保護自己的決定，她是拒絕的審批的。這個結果可能會帶來一些什么樣的問題呢?

　　這樣的問題，應該說很明顯，第一她已經遇到了挑戰(zhàn)，就是無論是采購部經理，和生產部經理是在挑戰(zhàn)她，她這樣簡單的拒絕掉會讓矛盾激化，有可能會引發(fā)更多的問題，比如說我們的生產滯后，生產源頭難沒有解決，客戶的投訴更加多，然后次品率上升，那我覺得我們財務人員，也會為這樣一些受到一些來自高層的壓力，我相信這是后面有可能引發(fā)的一些問題。

　　事情已經的發(fā)生，我們要幫她解決，我的建議：

　　1、首先要對本次使用這批貨物的合同條款進行把關。比如說在適用期間，我們如何把握供應商H公司的產品?能不能滿足我們質量需求?要在合同條款里面寫，如果出現質量問題，我們應該有什么樣懲罰措施，或者說一些違約條款;同時還要關注價格，這個價格是不是有市場競爭力。

　　2、對于這樣一個違反政策和制度的事情，要去讓領導去審批是不是?最好三個部門一起去找領導，把這次問題的緊急情況向老板解釋清楚，取得老板的理解。

　　3、審批過后，如果說我們試用期間發(fā)現供應商H這個產品質量價格的確非常有競爭力，那么再重新簽約，把供應商H變成簽約供應商，如果這樣做的話事情也解決了。

　　同時在這個過程中，也把我們的風險、內控等財務理念傳播給業(yè)務人員，既能傳播財務，又能學習業(yè)務，又能改善和業(yè)務部門之間這種關系，同時讓業(yè)務人員發(fā)現我們財務人員真的是定位調整，對我們未來工作的開展、關系的改善，都是非常有意義的。