（6）記憶系統(tǒng)

有效的管理者能把自己的工作場所、文件資料、電子文件整理得井井有條，隨時可以快速取出；能把自己的經驗、靈感、心得隨時寫到活頁文件夾中歸類保存，隨時提取參考。

（7）助理或秘書的運用

有效的管理者能充分運用好自己的助手去進行工作跟蹤、專案調查、工作稽查、收集整理信息、傳達信息指令、文件資料整理等。

（8）檢查清單

有效的管理者會針對重復性的規(guī)律性的工作設計一份份程序清單，到再次做這件事時，則拿出清單“按部就班”，從而提高工作效率與效果。如：出差時用品清單，招聘時事項清單，現場巡查時檢查清單等。

因此，我們可以得出這樣一個公式：有效的工作方式=時間日程管理+優(yōu)先順序管理+授權與任務管理+意外干擾管理+會議管理+報告管理+ 備忘錄管理+檢查清單管理+記憶系統(tǒng)管理+助手運用管理+……一切聰明有效的工作方式。

如何管好下屬

管理者必須管人，否則不成為真正的管理者。管人是件困難的事情，如果采用人盯人的方法你只能管一個人。其實，管人也可以很簡單，那就是用崗位、任務、目標、預算、責任管人。

首先是給每一個人一個合適的崗位，明確相關工作內容或任務；同時，清楚告知所要求的目標效果；還有就是在執(zhí)行任何一項工作時都要求有預算計劃。

責任心是職場的殺手锏，是做好工作的第一要素，比任何能力都重要。只要有責任心，80%以上的工作都能得到很好的解決。因為有責任心的人工作會很努力、很認真、很仔細，這樣就可以確保工作少出錯；因為有責任心的人有組織性，他能夠顧全大局、以大局為重，能夠服從、協(xié)調配合把工作做好，這樣就可減少許多工作矛盾，并能發(fā)揮團隊的作用；因為有責任心的人能夠在執(zhí)行工作前做好周密計劃與充分準備，從而把工作做得井井有條；因為有責任心的人為人可靠，能夠說到做到，有始有終，承諾過的東西就一定會負責到底，值得信賴，減少你對他的監(jiān)控與擔憂，讓你們的協(xié)作進入良性循環(huán)；因為有責任心的人堅韌，不會一遇到問題就打退堂鼓，而是會想盡一切辦法去解決問題（如他們會自發(fā)成立技術攻關小組去解決品質技術問題，他們會隨時跟蹤物料到位狀況并依此調整工作安排，他們會重新做工序編排與調整人員安排解決生產瓶頸，他們會自主安排人機延時來追趕進度……總之他們會想方設法去提高效率、保證品質、減少浪費；而實在想不出辦法、解決不了問題時，他們會第一時間上報尋求協(xié)助；絕對不會一碰到問題就找上司并把問題推給上司，且傻等上司的指示。因為做為一個有責任心的管理者會認為這是一種恥辱，因為自己變成了一個傳聲筒，變了企業(yè)的一條寄生蟲）；因為有責任心的人會把圓滿完成工作當成自己的義務，并為了完成工作會做一切努力，包括努力學習新知識、總結工作經驗。他們一切的行為都是為了一個目標，能更有效的完成工作。

人員的管理，除了上述方法讓下屬利用目標自主管理之外，上司適當的控制也是必須的，在中國，信任意味著失控。我們應把信任與監(jiān)控放在一起來看待，兩者是同時并存的；如果把信任與監(jiān)控割列開來，兩者都走不遠，最終都無法把管理工作做好。

我們通?？梢杂靡韵聨追N方法去調控下屬的行為，讓我們的工作得到有效控制與開展。

工作日程：通過屬員的工作日程安排表我們可以知道他要干什么，有什么沒有干；工作日程安排與屬員的工作職責和工作性質及規(guī)律是分不開的。

工作日志：通過員工的工作日志（日記）我們可以知道下屬工作進度與工作結果；工作日志與工作日程往往是聯在一起的。

工作表報：一是屬員的工作結果的反映，二是屬員執(zhí)行工作的證明。

工作指令清單：一式兩份，下屬一份，助手跟蹤一份，是布置與落實工作很有效的辦法。

報備與回饋制度：可分為例行（周期性的、定時的）報備與意外報備，讓你隨時可以掌握工作的進展狀況。

檢查與稽查：百聞不如一見，你檢查工作的過程，一是發(fā)現問題與解決問題，二是指導工作鼓舞士氣，也還可以與工作布置連同在一起進行。

定期述職與考評：一是把你對下屬前一階段工作狀況的分析與評估（好的與不足的）回饋給下屬，并提出改進要求；二是提出下一階段的期望（布置工作與明確要求及成長期望）；三是傾聽屬員的想法、期望、要求、建議，并提供相關的必要的協(xié)助與支持。

管理制度：通過制定勞動紀律、工作規(guī)范來控制屬員的工作行為。

越級指揮與上報：在必要時合理使用，可使屬員在心理上產生微妙的變化，但不能濫用。

周工作會議：總結本周工作狀況，布置下周工作，聽取屬員意見、想法、要求等。