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王樹文:提高會議效率的十二條措施

企業(yè)管理

2016-01-20 9410

◎（1）作好充分的會前準備

俗話說“臺上一分鐘，臺下十年功”，說明的是工作準備的重要性。

其實會議也是一樣，如果會議負責人能在會前花充分的時間進行會議議題和會議內(nèi)容、材料的準備，則會在很大程度上保證會議的順利進行。否則可能會由于情況考慮不周、材料準備不夠等導致會議拖延或會議無法得到所期望的效果。

◎（2）提前將會議相關材料分發(fā)給與會者

為了節(jié)省會議時間、提高會議效率，會議負責人或會議主持人應該將會議相關材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結論。這樣，正式會議討論時，大家就能快速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進程，提高會議的效率。

◎（3）會議議題不要安排過多

我們知道，目標太多，就等于沒有目標。因為目標太多就無法抓住工作的重點。

會議也是如此。每次會議，會議的議題不宜安排過多，一般一到兩個議題為宜，盡量不要超過三個議題。如果議題太多，則大家討論時的注意力很可能會分散（因為每個人所重點關心的議題可能會不同），這樣就會影響結論的達成速度，從而影響到會議效率；另外，議題過多，勢必導致會議時間拉長，而過長的會議會讓與會者感到疲倦，從而也影響到會議效率。

◎（4）會議時間不要安排過長

我們知道，一個成年人能聚精會神投入工作的時長大約是兩小時左右。因此，我們舉行會議時，會議的時間也不應該安排過長（實際上這也與安排的會議議題多少有關），會議的時長一般需要計劃和控制在半小時到兩小時之間。會議時間太短不利于大家充分溝通并達成最佳結論，會議時間太長則會讓與會者“身心疲憊”從而影響會議效率。

◎（5）會議盡量安排在下班之前召開

我們知道，有些與會者時間觀念不是很強或因為個性使然，他們往往不到會議最后很難果斷、明白地表達出自己的觀點，這種情況極易導致會議的拖延。解決這一問題比較有效的措施是，將會議安排在上午下班前或下午下班前的時段。

如會議的計劃時長為一小時，則可以安排在上午11：00舉行（假如12：00下班）或下午5：00舉行（假如6：00下班）。安排在這樣的時段，實際上已經(jīng)給出了明確的時間期限，大家也就會盡快表達自己的觀點和看法，從而有效地提高了會議的效率。

◎（6）不邀請與會議無關的人與會

邀請與會議無關的人參加會議，是一種極大的浪費，也是毫無意義的做法。我們經(jīng)常看到一些會議，整個會議過程中有些人一言不發(fā)，其實這些一言不發(fā)的人，大部分是與會議無關的人。因此，作為會議負責人或會議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。

◎（7）準時召開會議

很明顯，會議延遲召開是對時間和成本的浪費，其實這樣的會議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ?。杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當?shù)膽土P、時間一到即召開會議。

◎（8）盡量避免討論與會議議題無關的內(nèi)容

每次會議都已經(jīng)計劃好了需要討論的會議議題。會議負責人或會議主持人需要注意控制并限制討論本次會議沒有計劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，結果不是該討論的問題沒有討論到就是會議不得不拖延。

解決這一問題的有效辦法是，一定控制住不討論與本次會議無關的議題。如在會議上確實發(fā)現(xiàn)了很重要的問題需要開會討論，則可以先記錄下來，另行安排一次會議。

◎（9）約定與會者的發(fā)言時長

有些與會者發(fā)言時口若懸河滔滔不絕，完全沒有時間觀念。

解決這一問題的有效辦法是：會議正式召開之前就和與會者約定好發(fā)言的時長，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。

◎（10）及時提醒發(fā)言者

對于某些“健談”者來說，僅僅約定好發(fā)言時長還遠遠不夠，因為他們談興正濃時，根本就將時長約定拋到了“九霄云外”。如果不及時提醒發(fā)言者，則他們很可能會占用過量的會議時間，從而影響會議的效率。

解決這一問題的有效辦法是：在與會者發(fā)言時長過半時提醒一次；到與會者發(fā)言時長還剩兩到三分鐘時再次提醒，以便讓發(fā)言者利用剩余的時間總結自己的意見、建議和觀點。

◎（11）完備記錄會議紀要并分發(fā)給與會者確認