第1章  總則

第1條  目的

本著以下3個目的，特制定本規(guī)定。

1．使對供應商的管理有章可循。

2．及時對供應商進行考核和評價，激勵供應商提高供應質(zhì)量。

3．定期與供應商進行互訪，保持良好的供應關(guān)系，保證本公司采購的順利進行。

第2條  適用范圍

凡本公司有關(guān)供應商管理的相關(guān)事項，除另有規(guī)定外，均依照本規(guī)定進行處理。

第3條  管理職責

本公司供應商管理由采購部負責，生產(chǎn)部、質(zhì)量部和財務(wù)部等相關(guān)部門應當予以配合。

第2章  供應商管理原則和相關(guān)制度

第4條  供應商開發(fā)原則

1．供應商開發(fā)程序包括供應商資訊收集、供應商基本資料表填寫、供應商接洽、供應商問卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應商調(diào)查申請。

2．供應商開發(fā)的基本準則是“QCDS”原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則。

第5條  供應商調(diào)查原則和管理制度

1．由采購部牽頭組成供應商調(diào)查小組，分別對供應商的價格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理等作出審核，選出合格的供應商。

2．供應商調(diào)查必須秉承公平、公正的原則，以免本公司的利益受到侵害。

第6條  供應商考核與監(jiān)督原則

1．與供應商簽訂合約之后，應當定期、不定期地對供應商進行考核。

2．供應商考核結(jié)果將用于對供應商的評級，根據(jù)等級實施不同的管理，以幫助落后供應商進行改進，激勵供應商提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。

3．定期或不定期地對供應商進行評價，及時解除與不合格供應商的供應合作協(xié)議，增加合格供應商的供應。

第7條  供應商關(guān)系管理原則

采購部必須與供應商保持一定頻率的互訪，以促進與供應商建立起戰(zhàn)略關(guān)系，保證其對本公司的戰(zhàn)略供應。

第3章  供應商考核與監(jiān)督管理

第8條  考核對象

凡列入我公司“合格供應商名單”的所有供應商均為本公司供應商監(jiān)督與考核的對象。

第9條  考核項目

采購部應定期或不定期地對合格供應商就品質(zhì)、交貨日期、價格、服務(wù)等項目作出評價。

第10條  考核頻率

1．采購專員應負責對關(guān)鍵、重要材料的供應商每月進行一次考核，對普通材料的供應商每季度進行一次考核。

2．采購專員負責對所有供應商每半年進行一次總評，列出各個供應商的評價等級，依照規(guī)定進行獎懲。

3．采購主管負責每年對合格供應商進行一次復查，復查流程和供應商調(diào)查相同。

4．如果供應商出現(xiàn)品質(zhì)、交貨日期、價格、服務(wù)等方面的重大問題時，可以隨時對其進行復查。

第11條  考核標準

采購部在進行供應商考核與評價時，應綜合考慮以下6個方面的標準，擇優(yōu)選取。

1．供應商是否具有合法的經(jīng)營許可證，是否具備必要的資金能力。

2．是否按照國家標準建立了質(zhì)量保證體系，且通過質(zhì)量管理認證。

3．生產(chǎn)管理水平是否先進，能否進行彈性供貨。

4．是否具備足夠的生產(chǎn)能力，是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進一步擴大生產(chǎn)的需要。

5．是否有具體的售后服務(wù)措施并且令人滿意。

6．之前供應的產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合我公司的要求。

第12條  考核方法

1．主觀法

主觀法根據(jù)個人印象和經(jīng)驗對供應商進行評價，評價的依據(jù)比較籠統(tǒng)，適合于采購人員在對供應商進行初評時使用。

2．客觀法

客觀法依據(jù)事先制定的標準或準則對供應商進行量化考核、審定，具有包括調(diào)查表法、現(xiàn)場打分評比、供應商表現(xiàn)考評、供應商綜合審核以及總體成本法等。

第13條  評分制度

公司對供應商試行評分分級制度，對供應商的考核項目包括質(zhì)量、交貨期、服務(wù)、價格水平等各方面的內(nèi)容。

第14條  考核結(jié)果處理

1．考核標準和考核結(jié)果應由采購專員以書面形式通知供應商，考核評分以及相應級別處理如下表所示。

2．對評價考核為B級和C級的供應商進行必要的輔導，D級供應商如果想重新向本公司供貨，應重新按照新供應商選擇的流程對其作調(diào)查評核或令其參加本公司招標。

第15條  交期監(jiān)督

采購專員應對合格的供應商進行交貨期監(jiān)督，要求其準時交貨，同時記錄由供應商原因引起的分批發(fā)運而造成的超額費用。

第16條  質(zhì)量監(jiān)督

1．采購部應對合格的供應商進行質(zhì)量監(jiān)督，由質(zhì)量部和采購部對合格供應商的供貨質(zhì)量作記錄，出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時應對供應商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格時，應暫停向其采購。

2．責令不合格供應商查明原因并提高產(chǎn)品質(zhì)量，如果有所改進，再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應商不能在限期內(nèi)提高產(chǎn)品質(zhì)量，則由采購部經(jīng)理報總經(jīng)辦批準之后，終止與其合作。

第17條  終止合作

1．對于即將終止合作的供應商，應由采購專員向其發(fā)出書面通知，在得到供應商理解的基礎(chǔ)上，與供應商明確公平的解約方案，以便將雙方損失降到最低。

2．解除合作關(guān)系時，應明確雙方的責任和合理的時間安排，雙方的責任包括對已經(jīng)發(fā)生費用的結(jié)算、合約中保密條款的遵守等。

第4章  供應商互訪與維護

第18條  互訪制度

采購專員應對其負責的供應商進行維護，經(jīng)常與供應商進行互訪和檢查，以便增強彼此間的交流合作、掌握最新的市場信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢。

第19條  互訪頻率

采購專員對銷售規(guī)模較大的A級供應商必須保證3次/月的互訪，對B級供應商保證2次/月的互訪，對C級供應商保證1次/月的互訪?；ピL中應當溝通雙方的合作狀況、對出現(xiàn)的問題提出解決方案、交流各自企業(yè)的信息并提出下一步的合作計劃。

第20條  互訪形式以及要求

1．電話互訪，限于日常性事務(wù)溝通。

2．上門拜訪，限于專項任務(wù)及重點問題。

3．大型商務(wù)會晤，限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。

第21條  互訪標準

采購專員與供應商進行互訪時應遵循以下7條標準。

1．采購專員外出拜訪供應商必須經(jīng)采購部經(jīng)理以上人員同意。

2．采購部經(jīng)理、采購主管需要指導采購專員拜訪供應商，并定期參加商務(wù)會談。

3．確保與供應商間的信息溝通，包括產(chǎn)品信息、市場信息、銷售信息等。

4．遵守公司的各項規(guī)定，堅持原則，做好保密工作。

5．注意外出拜訪時的個人著裝。

6．高級客人來訪時，采購部門人員應做好接待工作，注意維護公司形象，做好桌牌、資料的展示、檢查幻燈片及禮品等是否布置到位。

7．采購人員與供應商進行正式商務(wù)談判時必須填寫備忘錄并建立檔案。

第22條  其他形式的供應商維護

1．公司采購、研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)部門，可對供應商進行業(yè)務(wù)指導和培訓，但應注意公司產(chǎn)品核心或關(guān)鍵技術(shù)不擴散、不泄密。

2．公司對重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ摹⒎瞎就顿Y方針的供應商，可以投資入股，建立與供應商的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。

第5章  供應商檔案管理

第23條  建立供應商檔案

為了便于管理，必須對所有供應商建立資料檔案，由采購部設(shè)專人管理供應商的檔案資料。供應商的檔案資料主要包括下圖所列的9項內(nèi)容。

第24條  收集供應商資料

1．公司簽訂采購合同后，一般應在3個月內(nèi)，由采購專員將該供應商的材料進行收集、整理。

2．因故不能按期整理的，應由責任人作出書面說明，由采購主管定期催辦。

3．整理的檔案應包括涉及該供應商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，也應作為輔助檔案資料保存。

4．公司采購檔案不符合要求的，責任采購專員應盡快補齊相應材料，保證檔案的完整、真實、有效。

第25條  變更供應商檔案

若供應商發(fā)生經(jīng)營狀況重大變化以及重要擔保、重大合同糾紛或訴訟、信用等級和資質(zhì)變化等可能影響履約能力的重大事項，責任采購專員應及時要求其向采購部提供書面報告，并及時更新供應商檔案資料。

第26條  查閱供應商檔案

相關(guān)人員在調(diào)閱供應商檔案時，應先向采購部經(jīng)理提出申請，申請批準后，方可進行查閱，查閱完之后應當及時歸還。

第6章  附則

第27條本規(guī)定的制、修、止

本規(guī)定由采購部制定，經(jīng)公司常務(wù)會議討論后，呈請總經(jīng)辦批準后生效，修訂和廢止亦同。

第28條  生效日期

本規(guī)定自    年  月  日起生效。

（摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓經(jīng)驗，將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合，將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。寓教于樂，活躍的課堂氣氛，體驗、參與、訓練、講評、互動式的教學方法，讓學員在學中練，在練中學。）