阿里學(xué)院資深培訓(xùn)師，淘寶大學(xué)特約講師，淘寶分銷(xiāo)培訓(xùn)師

外貿(mào)開(kāi)發(fā)信對(duì)擴(kuò)展外貿(mào)業(yè)務(wù)量，開(kāi)發(fā)培養(yǎng)新客戶(hù)非常重要，拋送的是希望建立友好合作關(guān)系的橄欖枝，帶來(lái)的可能是滾滾不盡的金錢(qián)流。而開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率是決定開(kāi)發(fā)信是否成功的第一要素，本文試圖從多個(gè)角度，多個(gè)層面探討影響外貿(mào)開(kāi)發(fā)信回復(fù)率的因素。難免掛一漏萬(wàn)，僅作拋磚引玉，引起重視，誘發(fā)思考，如能對(duì)廣大外貿(mào)人的外貿(mào)事業(yè)有所裨益，則心懷大慰。

一.什么是外貿(mào)開(kāi)發(fā)信？

顧名思義，開(kāi)發(fā)信就是你第一次寫(xiě)給潛在客人的郵件，信函。而外貿(mào)開(kāi)發(fā)信，則是你寫(xiě)給你的潛在客戶(hù)的第一封信件，其目的是開(kāi)發(fā)這個(gè)潛在客戶(hù)，希望建立業(yè)務(wù)合作，收獲訂單，擴(kuò)展業(yè)務(wù)。外貿(mào)開(kāi)發(fā)信拋送的是希望建立友好合作關(guān)系的橄欖枝，帶來(lái)的可能是滾滾不盡的金錢(qián)流，發(fā)出的是希望，期待的是回復(fù)。最最最值得研究的還是電子郵件傳遞的開(kāi)發(fā)信，這個(gè)是一種最快捷，最省錢(qián)，最充分，又不容易產(chǎn)生誤解的有效溝通方式。
在分析探討影響外貿(mào)開(kāi)發(fā)信回復(fù)率的因素之前，讓我們先來(lái)侃侃你所熟悉的，津津樂(lè)道的“寫(xiě)情書(shū)”，因?yàn)橥赓Q(mào)開(kāi)發(fā)信和第一封情書(shū)這兩者之間有很多的共通的東東。

二.你熟悉情書(shū)么？
網(wǎng)友對(duì)情書(shū)的精彩定義列舉如下：“情書(shū)是一種對(duì)于愛(ài)情的勇敢表現(xiàn)，即使情書(shū)送出去后沒(méi)有得到對(duì)方的認(rèn)同，也沒(méi)關(guān)系，那代表老天幫你安排的人不是他/她，你反而可以感到開(kāi)心了，因?yàn)槟谴砟憧梢圆挥美速M(fèi)時(shí)間在他/她身上了”，“一個(gè)人寫(xiě)給另一人的表達(dá)自己對(duì)他的愛(ài)慕之情,想追求別人的信”......
作為外貿(mào)人，哪怕你剛走出校門(mén)，可能對(duì)情書(shū)已經(jīng)不陌生了，甚至還寫(xiě)過(guò)，用過(guò)，成功過(guò)，最終抱得美人歸或釣得金龜婿。啊，你說(shuō)你沒(méi)寫(xiě)過(guò)沒(méi)用過(guò)沒(méi)嘗試過(guò)，那，無(wú)語(yǔ)......俗話(huà)說(shuō)，沒(méi)養(yǎng)過(guò)豬，也見(jiàn)過(guò)豬，沒(méi)見(jiàn)過(guò)豬跑，也吃過(guò)豬肉吧？實(shí)在不行，只有上網(wǎng)相關(guān)搜索一下，補(bǔ)下功課，不然，對(duì)下面的內(nèi)容，可不好理解哦！建議最好現(xiàn)在就開(kāi)始動(dòng)筆，給你心中那個(gè)他/她寫(xiě)一個(gè)，等幾天再回來(lái)看這篇文章，說(shuō)不定會(huì)更有收獲哦。
三.情書(shū)與外貿(mào)開(kāi)發(fā)信
好了，對(duì)情書(shū)有個(gè)基本了解了，那么我們就能夠由大家熟悉的，相關(guān)的寫(xiě)情書(shū)開(kāi)始展開(kāi)思考了。
3.1 外貿(mào)開(kāi)發(fā)信寫(xiě)給誰(shuí)？
還是先說(shuō)情書(shū)，你寫(xiě)情書(shū)會(huì)寫(xiě)給誰(shuí)？
路人甲：我要寫(xiě)給我心目中那個(gè)他/她，AIHONG，俺想你！路人乙：我是墨家傳人，主張“兼愛(ài)”，只要是異性，從年方二八到齡已八二，我都寫(xiě)，[搖頭晃腦狀]，這叫做，全面撒網(wǎng)，重點(diǎn)逮魚(yú)。
裁判：路人甲，姑且算正解，+10分。路人乙，你知不知道你那樣子，真的真的好“傻”也......[本來(lái)想說(shuō)很“蠢”的，算了，對(duì)年輕人還是要愛(ài)護(hù)的]
現(xiàn)在說(shuō)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信，對(duì)方能夠被你評(píng)判為你的潛在客戶(hù)，那么你一定通過(guò)某種渠道對(duì)其有所了解。如果毫無(wú)了解，那么就是典型的路人乙了。
當(dāng)然，這種了解，是有成本的，主要是時(shí)間精力成本和渠道投入成本。如何在成本的投入基礎(chǔ)上，獲取收益，就要爭(zhēng)取提高開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率了。
既然有成本，當(dāng)然要控制，才能追求利益的最大化，所以不得不說(shuō)下渠道。
我們外貿(mào)人了解客戶(hù)的渠道主要有以下幾種：展會(huì)，收費(fèi)B2B網(wǎng)站，免費(fèi)B2B網(wǎng)站，“發(fā)布產(chǎn)品信息，讓客戶(hù)主動(dòng)來(lái)找你”，搜索引擎，政府機(jī)構(gòu)，黃頁(yè)，國(guó)外相關(guān)BBS或社區(qū)，對(duì)方公司網(wǎng)站......
買(mǎi)賣(mài)買(mǎi)賣(mài)，一方買(mǎi)，一方賣(mài)，買(mǎi)賣(mài)方成?，F(xiàn)在是買(mǎi)方市場(chǎng)，有需求，才有購(gòu)買(mǎi)意愿，才會(huì)調(diào)查市場(chǎng)，產(chǎn)品對(duì)路，質(zhì)量?jī)r(jià)格服務(wù)合適，才容易成交。而要評(píng)價(jià)潛在客戶(hù)的質(zhì)量高低，則應(yīng)當(dāng)從產(chǎn)品是否對(duì)路，是否有購(gòu)買(mǎi)意愿，質(zhì)量?jī)r(jià)格服務(wù)基礎(chǔ)上結(jié)合可能成交量所產(chǎn)生的可能利潤(rùn)大小等因素分析。
一般來(lái)說(shuō)，展會(huì)上獲得的潛在客戶(hù)，質(zhì)量最高，對(duì)方對(duì)你的產(chǎn)品已經(jīng)有所了解，并且對(duì)方的渠道投入也挺大的，購(gòu)買(mǎi)意愿應(yīng)當(dāng)相當(dāng)強(qiáng)，量也較大，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)開(kāi)發(fā)。
收費(fèi)B2B網(wǎng)站，免費(fèi)B2B網(wǎng)站，一般能夠從此獲得最新的求購(gòu)信息，然而要具體情況具體分析，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。根據(jù)筆者和廣大外貿(mào)網(wǎng)友商友自己使用這些網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)看，B2B網(wǎng)站上的求購(gòu)信息要慎重對(duì)待，有專(zhuān)門(mén)行騙的，有調(diào)查市場(chǎng)的，有廣告宣傳的，當(dāng)然，也有誠(chéng)心想做生意的。所以，這個(gè)要結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)、產(chǎn)品和B2B網(wǎng)站所覆蓋的地域，求購(gòu)信息發(fā)布者的國(guó)家地區(qū)和所留信息的詳細(xì)認(rèn)真情況分析，當(dāng)然，你首先要關(guān)心的還是產(chǎn)品是否對(duì)路，對(duì)路了再仔細(xì)看吧。
“發(fā)布產(chǎn)品信息，讓客戶(hù)主動(dòng)來(lái)找你”，這個(gè)其實(shí)很不好講，你都在什么地方發(fā)過(guò)信息？你發(fā)的信息內(nèi)容是怎樣介紹自己公司或產(chǎn)品的？因?yàn)楫?dāng)對(duì)方聯(lián)系你時(shí)候，可能你對(duì)對(duì)方一無(wú)所知。所以贊成主動(dòng)出擊，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。
政府機(jī)構(gòu)，公司黃頁(yè)，這個(gè)上面收集的客戶(hù)信息可能不那么詳細(xì)，可能是三“沒(méi)有”，沒(méi)有聯(lián)系人姓名，沒(méi)有郵箱，沒(méi)有產(chǎn)品細(xì)分，所以最好能夠結(jié)合其他網(wǎng)絡(luò)工具，稍微深入點(diǎn)進(jìn)行了解。
搜索引擎，這個(gè)是我最?lèi)?ài)，也希望能夠成為廣大外貿(mào)同行的最?lèi)?ài)。個(gè)人認(rèn)為，電腦不上網(wǎng)，等于文件箱；學(xué)習(xí)電腦應(yīng)用，首練搜索引擎。這個(gè)東東真的太好太有用了。通過(guò)搜索引擎，或結(jié)合搜索引擎，可以最好的遵行魯迅老先生倡導(dǎo)的拿來(lái)主義，你那里有好東東，拿來(lái)我免費(fèi)用用，呵呵。至于怎么使用搜索引擎，已有好多網(wǎng)友商友撰文總結(jié)，本文不贅述。
對(duì)方公司網(wǎng)站，呵呵，找到，打開(kāi)，客戶(hù)，客戶(hù)，讓我細(xì)細(xì)瞅瞅你。
3.2外貿(mào)開(kāi)發(fā)信怎么送？
我們寫(xiě)情書(shū)，辛辛苦苦寫(xiě)了，當(dāng)然希望“心目中那個(gè)他/她”能夠打開(kāi)好好看，自己當(dāng)年曾經(jīng)使用過(guò)的小手段有：1.轉(zhuǎn)交 收買(mǎi)心儀對(duì)象的好朋友，嘿嘿，怎么收買(mǎi)，山人自有妙計(jì)，佛曰：妙，不可言；老子說(shuō)：道可道，非常道。2.觀察 密切觀察心儀對(duì)象的生活習(xí)慣，放在其經(jīng)常使用的物品里面 不放在外面，避免被別人打開(kāi)，到時(shí)候不僅自己尷尬，還連累那個(gè)他/她3. 制作介質(zhì)精美，比如使用彩色帶香味的信紙......
外貿(mào)開(kāi)發(fā)信也一樣，寫(xiě)的目的當(dāng)然希望潛在客戶(hù)能夠收到并打開(kāi)。這就要求你對(duì)所采用的傳遞方式，傳遞方法熟悉并用好。1.轉(zhuǎn)交老朋友或老客戶(hù)推薦，注意，千萬(wàn)別引起“吃醋”現(xiàn)象哦，醋壇子一翻，你麻煩就大了，說(shuō)不定還失去老朋友或老客戶(hù)。所以，一定要注意保證的是，你和潛在客戶(hù)建立新的友好合作關(guān)系，不僅對(duì)現(xiàn)有的老朋友或老客戶(hù)不造成有害的沖擊，還能帶來(lái)“好處”。什么“好處”，呵呵，多動(dòng)動(dòng)腦筋，好好“收買(mǎi)”吧。2.觀察 了解潛在客戶(hù)，要發(fā)送到潛在客戶(hù)經(jīng)常關(guān)注的地方3.制作介質(zhì)精美 對(duì)最常用的外貿(mào)開(kāi)發(fā)信傳遞手段來(lái)講，就是電子郵件，而一個(gè)好的發(fā)送郵箱和一個(gè)細(xì)細(xì)斟酌的郵件標(biāo)題對(duì)潛在客戶(hù)是否打開(kāi)你的郵件是很關(guān)鍵的。其他的待補(bǔ)充，呵呵，本來(lái)就打算是拋磚引玉的。
3.3外貿(mào)開(kāi)發(fā)信怎么寫(xiě)？
到這里，如果你寫(xiě)的情書(shū)被打開(kāi)了，恭喜，萬(wàn)里長(zhǎng)征第一步，你邁出了！可是如果你錯(cuò)字連篇，粗話(huà)不斷，言語(yǔ)空洞，哦呵！沒(méi)戲了。記得有句叫什么“言語(yǔ)無(wú)味，面目可憎”，可千萬(wàn)注意別讓“你心目中那個(gè)他/她”把你的情書(shū)劃歸為這樣的評(píng)價(jià)啊。
對(duì)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信來(lái)講，也是如此。你的信件被打開(kāi)，你的意愿才能被了解：
稱(chēng)呼，每個(gè)人最喜歡聽(tīng)的就是名字，所以，能不用Dir Sir./Madam就最好別用，盡量使用對(duì)方的名字；盡量別讓客戶(hù)一眼看出你在郵件群發(fā)，把客戶(hù)的信箱對(duì)在一大堆收件信箱地址里面。
內(nèi)容，既要言簡(jiǎn)意賅，又要言之有物；既要注意格式，又要言語(yǔ)得體；因?yàn)殚_(kāi)發(fā)信內(nèi)容的撰寫(xiě)要根據(jù)對(duì)潛在客戶(hù)的了解分析和評(píng)價(jià)不同而不同，而且也有諸多文章進(jìn)行總結(jié)，本文也不贅述。
3.4外貿(mào)開(kāi)發(fā)信怎么寫(xiě)了后怎么做？
你寫(xiě)了發(fā)了情書(shū)，然后就是等了。寫(xiě)和發(fā)情書(shū)一般不會(huì)象路人乙那樣的“全面撒網(wǎng)，重點(diǎn)逮魚(yú)”，是一對(duì)一，所以患得患失，心中忐忑，在所難免。
而外貿(mào)開(kāi)發(fā)信寫(xiě)了發(fā)了也要等，不過(guò)一般不必那么擔(dān)心。如果對(duì)這個(gè)潛在客戶(hù)評(píng)價(jià)比較高，而且自己的開(kāi)發(fā)信有信心，就稍微等個(gè)兩三天，給對(duì)方個(gè)思考空間，然后還沒(méi)回音，可以再發(fā)個(gè)郵件或打個(gè)電話(huà)，詢(xún)問(wèn)一下，對(duì)方是否在什么時(shí)間收到自己的去信。機(jī)會(huì)都是自己把握的，所以對(duì)重點(diǎn)潛在客戶(hù)，要努力爭(zhēng)取。一個(gè)追蹤，充分體現(xiàn)了對(duì)對(duì)方的重視，也很能引起對(duì)方的好感和重視，當(dāng)然，追蹤信或電話(huà)同樣要言簡(jiǎn)意賅，言語(yǔ)得體。
四.外貿(mào)開(kāi)發(fā)信石沉大?；蛟庥鐾诵诺某Ｒ?jiàn)原因，歡迎補(bǔ)充：
1.郵箱地址出現(xiàn)拼寫(xiě)錯(cuò)誤；
2.對(duì)方郵箱已經(jīng)棄用；
3.發(fā)件人自己的郵箱已滿(mǎn)，導(dǎo)致接收不到客戶(hù)郵件；
4.信件有可能被對(duì)方的郵箱默認(rèn)為垃圾郵件，而潛在客戶(hù)沒(méi)有定期審查垃圾郵件的習(xí)慣；
5.網(wǎng)絡(luò)原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導(dǎo)致發(fā)送失?。?br />6.客戶(hù)國(guó)家過(guò)節(jié)，導(dǎo)致回復(fù)延遲；

7.郵件的標(biāo)題引不起客戶(hù)興趣；
8.帶有附件，客戶(hù)擔(dān)心病毒，不敢打開(kāi)；
9.附件過(guò)大，不便打開(kāi)，耗用資源，客戶(hù)直接刪除；
10.客戶(hù)可能不愿意相信免費(fèi)郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來(lái)，擔(dān)心信息被竊??；

11.對(duì)客戶(hù)無(wú)絲毫了解，產(chǎn)品不對(duì)路；
12.誤讀客戶(hù)的求購(gòu)信息，產(chǎn)品不對(duì)路；
13.客戶(hù)的求購(gòu)信息發(fā)布已久，目前無(wú)需求；
14.給予對(duì)方的回信不夠及時(shí)，對(duì)方已經(jīng)找到好的買(mǎi)家；
15.不了解自己的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品和沒(méi)有把握好目標(biāo)客戶(hù)，大海撈針，開(kāi)發(fā)信無(wú)針對(duì)性和目的性；
16.開(kāi)發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17.錯(cuò)別字，語(yǔ)法錯(cuò)誤太多，理解困難；
18.開(kāi)發(fā)信行文措辭不夠?qū)I(yè)；
19.信件內(nèi)容沒(méi)有做到言簡(jiǎn)意賅并體現(xiàn)自身產(chǎn)品的價(jià)值；
20.對(duì)方國(guó)家擔(dān)心中國(guó)人的產(chǎn)品傾銷(xiāo)，給予高關(guān)稅以制約進(jìn)口，而客戶(hù)無(wú)意從中國(guó)進(jìn)口產(chǎn)品；
21.對(duì)方公司已有自己固定的供應(yīng)商；
22.某些客戶(hù)發(fā)布求購(gòu)信息的目的單純只是為了考察市場(chǎng)行情；
23.開(kāi)發(fā)信的內(nèi)容無(wú)吸引力；
24.某些客戶(hù)可能不愿與中間商（外貿(mào)公司）談合作事宜；
25.產(chǎn)品價(jià)格無(wú)競(jìng)爭(zhēng)力，報(bào)價(jià)過(guò)高，價(jià)格不在客戶(hù)的期望范圍之內(nèi)；
26.對(duì)方對(duì)你的公司與產(chǎn)品缺乏了解，有心理防范作用，擔(dān)心上當(dāng)受騙；
27.某些客戶(hù)由于對(duì)產(chǎn)品的需求時(shí)間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話(huà)，傳真等，但是開(kāi)發(fā)信上沒(méi)有標(biāo)明這些聯(lián)系方式；
28.全角半角影響，開(kāi)發(fā)信在不同語(yǔ)言不同版本的操作系統(tǒng)瀏覽器中出現(xiàn)大量亂碼，閱讀困難；
呵呵，想不出來(lái)了，期待補(bǔ)充......
五.建議：
要想提高開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率，
1.要多了解你的潛在客戶(hù)，進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，每天重點(diǎn)開(kāi)發(fā)的客戶(hù)不要過(guò)多，否則，呵呵，太辛苦?。〗ㄗh每日3-5封為佳；
2.重點(diǎn)開(kāi)發(fā)和廣種薄收相結(jié)合，重點(diǎn)開(kāi)發(fā)的客戶(hù)要針對(duì)需求，開(kāi)發(fā)信內(nèi)容因人而異；廣種薄收可以使用事先準(zhǔn)備好的模版，能得知對(duì)方聯(lián)系人姓名的，單個(gè)發(fā)，更改稱(chēng)呼；不能的，沒(méi)辦法，密件抄送；
3.多熟悉產(chǎn)品，產(chǎn)品知識(shí)決定你給客戶(hù)的第一印象是否專(zhuān)業(yè)；
4.重視價(jià)格（虛盤(pán)），適當(dāng)?shù)膬r(jià)格決定了你的開(kāi)發(fā)信，你，你的公司，你的產(chǎn)品對(duì)客戶(hù)的潛在價(jià)值；
5.盡可能避免四中列舉的的情況發(fā)生在你的開(kāi)發(fā)信上。
6.重視跟蹤?。?！
7.細(xì)節(jié)決定成敗，思考才有長(zhǎng)進(jìn)！

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