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國(guó)際百?gòu)?qiáng)實(shí)戰(zhàn)采購(gòu)供應(yīng)鏈管理專(zhuān)家
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王為人:煮熟的鴨子為什么會(huì)飛
2016-01-20 13082

煮熟的鴨子為什么會(huì)飛

銘百公司是一家軟件供應(yīng)商,在軟件行業(yè)近于殘酷的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下,為了能夠立于不敗之地,除了加強(qiáng)技術(shù)方面的核心競(jìng)爭(zhēng)力之外,公司更依賴(lài)于銷(xiāo)售能力的不斷提升。公司的銷(xiāo)售部對(duì)每一單成功的案子和丟失的合同都要進(jìn)行分析,找出問(wèn)題,逐一分析成功的優(yōu)勢(shì),和丟單的原因,為未來(lái)的訂單不斷積累經(jīng)驗(yàn)。

這個(gè)周末,公司銷(xiāo)售部又召開(kāi)了研討會(huì),分析剛剛失去的一張勢(shì)在必得的單子。負(fù)責(zé)這個(gè)訂單的銷(xiāo)售員刀梅丹,描述了整個(gè)過(guò)程的前因后果。在講述過(guò)程中還收到大家的一些建議和問(wèn)題點(diǎn):

客戶(hù)是一家中型的制造廠(chǎng),叫德色公司,它的資產(chǎn)和銷(xiāo)售額都超過(guò)數(shù)十億人民幣,員工三千多人。公司在兩年多前就開(kāi)始籌劃要上一個(gè)系統(tǒng)。但一直游移不定,有數(shù)十家公司都盯著這塊蛋糕。由于參與的公司太多,使得項(xiàng)目拖的時(shí)間也比較長(zhǎng)。這個(gè)項(xiàng)目的金額達(dá)到數(shù)百萬(wàn)人民幣,因此總經(jīng)理也親自過(guò)問(wèn)這個(gè)項(xiàng)目。

銘百公司除了向德色公司做產(chǎn)品介紹,還在其內(nèi)部找到了幾個(gè)關(guān)鍵人物,一位是技術(shù)部嚴(yán)經(jīng)理,經(jīng)過(guò)不懈努力,銷(xiāo)售員刀梅丹基本上和技術(shù)部嚴(yán)經(jīng)理交上了朋友,按嚴(yán)經(jīng)理的說(shuō)法,雖然這個(gè)項(xiàng)目是采購(gòu)部經(jīng)手,但采購(gòu)部基本上沒(méi)有決定權(quán),因?yàn)檫@套軟件技術(shù)性太強(qiáng),采購(gòu)部沒(méi)有能力定奪選取哪家。原定進(jìn)行招標(biāo),但軟件的規(guī)格書(shū)的制定公司自己做不了,公司里也沒(méi)有人能對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的要求說(shuō)的清楚,找外面的咨詢(xún)機(jī)構(gòu),開(kāi)出的價(jià)格不菲,所以,最終還是決定和各家談?wù)?,由技術(shù)部主導(dǎo),采購(gòu)部協(xié)助,根據(jù)報(bào)價(jià)及方案,聽(tīng)取各個(gè)部門(mén)的建議,來(lái)確定采用哪家的軟件。

這樣,銘百公司銷(xiāo)售員刀梅丹確認(rèn)了嚴(yán)經(jīng)理是這個(gè)項(xiàng)目的決策者,將嚴(yán)經(jīng)理定為“線(xiàn)人”。嚴(yán)經(jīng)理在這個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作中,也盡力幫助了刀梅丹,當(dāng)然,先決條件是銘百公司的系統(tǒng)的確也非常符合德色公司的要求,銘百公司的軟件工程師和技術(shù)服務(wù)人員,在嚴(yán)經(jīng)理的穿針引線(xiàn)作用下,比別的公司有更多的機(jī)會(huì),向德色公司的各部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)理和副總經(jīng)理介紹產(chǎn)品,并深入各個(gè)部門(mén)研究需要,更重要的是得到了副總的青睞和偏愛(ài),拿出來(lái)的方案也比其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更受各部門(mén)經(jīng)理的歡迎。

經(jīng)過(guò)一年多的努力,基本把各個(gè)部門(mén)都擺平了,德色公司的總經(jīng)理也同意了這個(gè)方案,采購(gòu)部同刀梅丹談了價(jià)格,總經(jīng)理最后再要求刀梅丹降2%。隨后他責(zé)成公司副總和刀梅丹一起起草了最終的合同。刀梅丹先拿到自己公司簽字蓋章,再送到德色公司副總請(qǐng)求蓋章。

就差最后一步,這個(gè)歷時(shí)兩年的項(xiàng)目就要到手了,副總來(lái)電說(shuō),總經(jīng)理出差了,等總經(jīng)理回來(lái)簽完字就可以實(shí)施了。刀梅丹和副總的關(guān)系也非常好了,副總說(shuō),就差總經(jīng)理一個(gè)簽字了,不會(huì)成問(wèn)題的。

總經(jīng)理回來(lái)后,副總第一時(shí)間立刻找他簽字??偨?jīng)理突發(fā)奇想,說(shuō),如果我們我們未來(lái)要做“供應(yīng)商庫(kù)存管理”,這個(gè)系統(tǒng)能兼容嗎?副總說(shuō),這個(gè)還沒(méi)有想到吶,我馬上去問(wèn)問(wèn)。他給刀梅丹大電話(huà),刀梅丹回復(fù)說(shuō),這個(gè)接口我們公司已經(jīng)考慮到了。副總回去和總經(jīng)理說(shuō)沒(méi)問(wèn)題的,總經(jīng)理看了看合同,又想起什么來(lái)著,說(shuō),我這次去出差,看到有家公司在推E-Bidding(電子拍賣(mài)),他們能做,或者能外掛嗎?副總說(shuō),這個(gè)過(guò)去談判時(shí)沒(méi)有想到,我再去問(wèn)問(wèn)吧??偨?jīng)理說(shuō),好吧。正好,我這次開(kāi)會(huì),遇到一家做E-Bidding公司的總經(jīng)理,他們還在電子商務(wù)也上是很強(qiáng)的,也和他們接觸一下吧,我沒(méi)有別的意思,只是希望你把關(guān)再?lài)?yán)一些,考慮得再細(xì)一些。副總經(jīng)理說(shuō),我馬上去辦...

一周后,這個(gè)合同交給了這家做電子商務(wù)的公司。煮熟的鴨子被半路殺出的程咬金吃掉了。

銷(xiāo)售部的同事聽(tīng)完了介紹,認(rèn)為刀梅丹在最后的關(guān)頭麻痹大意,接到副總第一個(gè)電話(huà)時(shí)就應(yīng)該去約見(jiàn)總經(jīng)理,消除他的疑慮。

一位老銷(xiāo)售說(shuō),刀梅丹在德色公司發(fā)展的“線(xiàn)人”還不夠鐵,他說(shuō),線(xiàn)人的基本要求是,你晚上十二點(diǎn)到達(dá),約他去大排檔吃飯,他愿意出來(lái)。當(dāng)然線(xiàn)人不是酒肉朋友,為此,線(xiàn)人應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足四條標(biāo)準(zhǔn):

一,線(xiàn)人愿意向你透露私密的事情,包括個(gè)人的和其公司的;

二,在公開(kāi)場(chǎng)合下,贊揚(yáng)你的產(chǎn)品,(在私下,你們兩個(gè)人時(shí)候,說(shuō)你產(chǎn)品好沒(méi)有意義);

三,當(dāng)進(jìn)程受到阻礙時(shí),能及時(shí)告訴你,并提供解決方案;

四,愿意出面去消除障礙,推進(jìn)進(jìn)程。

顯然,刀梅丹選擇嚴(yán)經(jīng)理為“線(xiàn)人”是否是正確決策?在副總身上下的功夫是否還是不夠深入呢?都是要反思的,要吃一塹,長(zhǎng)一智。最后,大家得出的結(jié)論是:而這張單子輸在“線(xiàn)人”上。

 

討論:

1.         作為采購(gòu)方的德色公司在這個(gè)軟件系統(tǒng)的采購(gòu)決策中有什么可以改進(jìn)的?

2.         德色公司在采購(gòu)過(guò)程中,有什么缺失之處?

3.         企業(yè)的采購(gòu)流程中,總經(jīng)理,副總經(jīng)理,技術(shù)經(jīng)理,采購(gòu)經(jīng)理及采購(gòu)員都應(yīng)該扮演什么角色及定位?

 

點(diǎn)評(píng):

這是一個(gè)失敗的銷(xiāo)售案例,我們反過(guò)來(lái)看采購(gòu)方在采購(gòu)決策及流程中的問(wèn)題。

數(shù)百萬(wàn)人民幣是一個(gè)金額比較大的采購(gòu)項(xiàng)目,如果德色公司是國(guó)有企業(yè),那么按照有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定,設(shè)備、材料等貨物的采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在一百萬(wàn)元以上的;勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)的采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在五十萬(wàn)元以上的;都必須通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)人自行辦理招標(biāo)的條件是必須具備編制招標(biāo)文件和組織評(píng)標(biāo)的能力,并且應(yīng)當(dāng)向有關(guān)行政監(jiān)督部門(mén)備案。如果不具備招標(biāo)評(píng)標(biāo)組織能力的招標(biāo)人,應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資格的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。

如果不屬于國(guó)有企業(yè),另當(dāng)別論。但這個(gè)軟件項(xiàng)目還是可以用招標(biāo)的方式做采購(gòu)的:金額比較高,供應(yīng)商數(shù)量充分,競(jìng)爭(zhēng)激烈,對(duì)項(xiàng)目有興趣,時(shí)間也足夠。案例中“軟件的規(guī)格書(shū)的制定公司自己做不了,公司里沒(méi)有人能對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的要求說(shuō)的清楚”不應(yīng)該成為理由,對(duì)于“公司自己做不了軟件的規(guī)格書(shū)”并非無(wú)計(jì)可施,在招標(biāo)流程中,可以邀請(qǐng)供應(yīng)商針對(duì)德色公司的需求制定出相應(yīng)的方案,確定方案后再進(jìn)行招標(biāo),再這個(gè)方案進(jìn)行招標(biāo)。在采購(gòu)流程稱(chēng)為RFP(Request for Purpose)供應(yīng)商方案請(qǐng)求書(shū)。

其次,作為一個(gè)軟件系統(tǒng)的建立,可以視為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)運(yùn)作。那么,需要按照項(xiàng)目管理的要求,定義項(xiàng)目完成時(shí)間段;項(xiàng)目組的成員;預(yù)算及目標(biāo)。雖然,IT系統(tǒng)的建設(shè)不是火燒眉毛的緊急活動(dòng),但它應(yīng)該是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略部署中的一個(gè)環(huán)節(jié),什么時(shí)候上,如何上?對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的影響是什么?對(duì)客戶(hù)和市場(chǎng)來(lái)說(shuō),上系統(tǒng)的時(shí)機(jī)如何把握,系統(tǒng)發(fā)展成多大的規(guī)模,包含哪些模塊?現(xiàn)在做什么?未來(lái)做什么?都需要項(xiàng)目組進(jìn)行定義。IT系統(tǒng)和企業(yè)的戰(zhàn)略及發(fā)展是密切相關(guān)的,不能在最后,還有問(wèn)題沒(méi)有解決,無(wú)法回答總經(jīng)理的疑問(wèn)。顯然,德色公司的系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目,在目標(biāo)、時(shí)間控制,更重要的是IT系統(tǒng)和企業(yè)的戰(zhàn)略的關(guān)聯(lián)上都沒(méi)有看到清晰的脈絡(luò)。

在采購(gòu)過(guò)程中,無(wú)論是采購(gòu)人員還是公司的其他員工,都不應(yīng)該充當(dāng)供應(yīng)商的“線(xiàn)人”。采購(gòu)道德要求必須忠誠(chéng)于雇主,不能“身在曹營(yíng)心在漢”,再有就是公平對(duì)待供應(yīng)商,不能因?yàn)殛P(guān)系好,是朋友而厚此薄彼。這不僅僅是對(duì)采購(gòu)人員的要求,還是對(duì)整個(gè)公司所有人員的要求。顯然,供應(yīng)商無(wú)論采用何種手段,公司的員工都不能被誘惑而發(fā)展成供應(yīng)商的內(nèi)線(xiàn)。我們能看到,因?yàn)閲?yán)經(jīng)理的眷顧,刀梅丹獲得了比別的供應(yīng)商有更多的機(jī)會(huì)介紹產(chǎn)品,對(duì)最終差一點(diǎn)簽下合同是起了推動(dòng)性作用的。在許多的技術(shù)性強(qiáng)的采購(gòu)活動(dòng)中,供應(yīng)商先將公司內(nèi)部的一些關(guān)鍵人物搞定,基本上到最后定下規(guī)格書(shū)之后,發(fā)現(xiàn)就只能選某家供應(yīng)商的產(chǎn)品了。在采購(gòu)決策中,要避免這樣的現(xiàn)象發(fā)生,不能制定有傾向性的規(guī)格書(shū)。

根據(jù)上面的分析,這是一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目,而項(xiàng)目的范圍不僅僅是德色公司的系統(tǒng)的采購(gòu)項(xiàng)目,而是系統(tǒng)的建立,軟件采購(gòu)僅僅是項(xiàng)目的一個(gè)部分,定義了項(xiàng)目的范圍,就可以選擇項(xiàng)目小組的成員和每一位成員的角色。項(xiàng)目組長(zhǎng)是負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算、時(shí)間和目標(biāo)的設(shè)立,控制和達(dá)成。而采購(gòu)在其中負(fù)責(zé)采購(gòu)方案的選擇(例如招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判),供應(yīng)商的選擇、評(píng)估,采購(gòu)流程的執(zhí)行,組織談判,形成合同,并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行,供應(yīng)商績(jī)效的考核,及最終的合同結(jié)束、付款。副總是否作為項(xiàng)目成員或項(xiàng)目組長(zhǎng),需要在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)進(jìn)行定義,而總經(jīng)理不是作為運(yùn)動(dòng)員參加比賽,而是作為項(xiàng)目的利益攸關(guān)方之一,考核的是整個(gè)項(xiàng)目的投資回報(bào)率,項(xiàng)目的績(jī)效,和最終結(jié)果,及整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施為公司的戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),為投資者負(fù)責(zé),而案例中具體的問(wèn)題:諸如,“供應(yīng)商庫(kù)存管理”的兼容性,電子商務(wù)的E-Bidding能不能外掛,應(yīng)該交給項(xiàng)目組去完成。更重要的是,總經(jīng)理去指定供應(yīng)商,或變相的推薦供應(yīng)商,則會(huì)干擾項(xiàng)目的正常進(jìn)行??偨?jīng)理推薦的供應(yīng)商,下面人自然不敢怠慢,有的時(shí)候,毋須總經(jīng)理點(diǎn)明,下面人都會(huì)心知肚明,所以無(wú)論總經(jīng)理有意還是無(wú)意,都不應(yīng)該插手,這只能使事情更加復(fù)雜??偨?jīng)理沒(méi)有“意思”都有可能被下屬誤解為有“意思”。鐵道部的原部長(zhǎng)劉志軍為什么會(huì)犯錯(cuò)誤,正是因?yàn)樗芰怂辉摴艿氖虑?。領(lǐng)導(dǎo)可以作為裁判,但沒(méi)有必要作為運(yùn)動(dòng)員直接上場(chǎng)踢球。許多的領(lǐng)導(dǎo)的直接介入都導(dǎo)致了最不愿意看到的結(jié)果。

 

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