上面講到?jīng)Q策力時(shí)，提到做決策的人要考慮到兩個(gè)重要的變數(shù)：一個(gè)是重要和緊急的問題；另一個(gè)是效果和效率的問題。有一個(gè)名詞叫注意力管理。根據(jù)調(diào)查，世界上現(xiàn)在的網(wǎng)頁已經(jīng)兩億多個(gè)了，平均每一個(gè)經(jīng)理跟主管一天大概都要花兩個(gè)小時(shí)去處理他的電子郵件。如果今天大家都在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息里面，天天不斷地耗費(fèi)時(shí)間，很難知道這里面有多少信息是非常重要的，在這里抓到了多少有意義的信息，它給你的決策和思考提供了什么樣的幫助。這種觀念叫注意力管理。作為一名主管，應(yīng)該把你的腦筋和眼睛擺在最重要的事情上，不是每天處理了多少信息，應(yīng)該說每天處理了多少重要的信息；不是每天看了多少網(wǎng)頁，應(yīng)該說每天看了多少有意義的網(wǎng)頁。自從發(fā)明了計(jì)算機(jī)、手機(jī)這些東西以后，看起來好像增加了很多效率，其實(shí)很多東西是沒有效果的，而且做的事情是既不緊急也不重要的。 1．明確什么是重要與緊急 來看看下面表6－1這張表格，它是下級(jí)填給上級(jí)看的，看你在做什么。這個(gè)表格有兩個(gè)軸，一個(gè)軸寫的是緊急。什么叫緊急，需要立刻處理的才叫緊急。另外一個(gè)寫的是影響深遠(yuǎn)，什么叫影響深遠(yuǎn)，那就是重要。所以緊急是需要立刻處理，重要是影響深遠(yuǎn)，兩個(gè)合起來就構(gòu)成了以下4個(gè)部分：第一部分是很重要和很緊急的事情；第二部分是很重要不緊急的事情；第三部分是不重要但是很緊急的事情；第四部分是既不重要也不緊急的事情。這個(gè)表是下屬填給上級(jí)看的，所以下屬是填寫人，上級(jí)就是它的審閱人，而且這個(gè)表因?yàn)闆]有寫多少字，不準(zhǔn)藏在抽屜里。一個(gè)表格一旦藏在抽屜里就沒有什么意義了，規(guī)定掛在墻上，就是給主管看你每天做一些什么重要和緊急的事情。在這里給第四部分打一個(gè)叉，就是不寫也沒關(guān)系。 表6－1 重要與緊急關(guān)系表 緊急性＝需要立刻處理 重要性＝影響深遠(yuǎn) 1 很重要 很緊急 3 不重要 很緊急 2 很重要 不緊急 4 不重要 不緊急 如果一個(gè)總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)一個(gè)經(jīng)理每天都做那些不重要也不緊急的事情，就會(huì)對(duì)他有兩種看法：第一種看法是這種人不重要，每天都在做不重要的事情；第二種看法則是這種人逃避，每天都做那個(gè)不緊急的事情。一個(gè)人如果每天都在做重要和緊急的事情，一般認(rèn)為他已努力地盡了他的職責(zé)。做這張表是提醒每一個(gè)人，每天按照什么順序做：第一個(gè)順序叫應(yīng)該先把最重要和最緊急的事情做完，接下來做2號(hào)，很重要但是不緊急，接下來做3號(hào)，不重要但是很緊急，4號(hào)自然是做不做都無所謂了。在國內(nèi)，從政府領(lǐng)導(dǎo)到地方主管，到所有的國企或民企的主管，哪一個(gè)敢說回家的時(shí)候自己的辦公桌上已是一片空白，事情全部做完了？但下班前是不是已把那件重要和緊急的事情先做了，如果確實(shí)很好地做完了，那么你就可以問心無愧地下班了。 2．加班是否等于重要緊急 有時(shí)有一種錯(cuò)誤的想法，就是下班時(shí)比賽看誰最后走，好像很努力地在那里工作，其實(shí)這樣做不見得完全正確。這是因?yàn)椋旱谝?，公司給你一天8小時(shí)，如果你不能準(zhǔn)時(shí)下班，而且上班時(shí)很努力的工作，那么公司對(duì)不起你，應(yīng)該給你加班費(fèi)；如果公司給你一天8小時(shí)，然而你上班時(shí)喝茶、聊天、看報(bào)，結(jié)果快要下班時(shí)，兩個(gè)眼睛瞪的像荔枝和桂圓一樣開始加班，這樣子是你對(duì)不起公司，不但加班費(fèi)不付，水電都要付費(fèi)，因?yàn)槔速M(fèi)了公司的資源。 一位美國某公司副總，有個(gè)秘書專門負(fù)責(zé)替他打文件。那個(gè)秘書很專心地打字，可是聽到下班鐘聲時(shí)，她做了一個(gè)很嚇人的動(dòng)作，把兩只手馬上抬起來，就回家了。原來以為她是表演給別人看的，后來發(fā)現(xiàn)她經(jīng)常如此。這位副總就受不了了，怎么這么沒有向心力。有一天故意到她附近時(shí)，猜她大概又要表演了，果然不錯(cuò)，快下班了，那個(gè)打字秘書，聽到下班鐘聲一響，就抬起手來，正要走的時(shí)候被副總把她擋住了。她看看這位副總，這位副總就問：“這么急呀？”，“是很急”，“這么想回家呀”，“是很想回家”。副總把手拿開，她走了幾步回頭對(duì)副總說，“我對(duì)不起你嗎？”“沒有”，“下班前有重要緊急的事情沒有做嗎？”“沒有”，“公司發(fā)加班費(fèi)嗎？”“沒有”，“那不回家干嗎？回家回家”，她就走了。她走了以后副總想了一下，她的話很有道理，第一，她沒有對(duì)不起我，第二，我從來沒有發(fā)現(xiàn)過她重要緊急的事情不做就下班的，重要的文件、緊急文件她都打了；第三，我們公司除非我自己親自批準(zhǔn)不會(huì)發(fā)加班費(fèi)，那她不回家干嗎？大家都在那里比賽誰最后走，都沒有想想看誰先把重要和緊急的事情做完，這個(gè)才是最重要的。 【自檢】 最近青島啤酒碰到兩個(gè)很強(qiáng)的對(duì)手：一個(gè)是燕京啤酒，在北方以數(shù)量取勝；第二個(gè)是華潤集團(tuán)，自己不做啤酒，通過買別人的啤酒廠，用并購的方法把別人吃下來，以財(cái)務(wù)操作取勝。如果你是青島啤酒的老總，你會(huì)把什么東西當(dāng)做是最重要與最緊急的事情？聽說青島啤酒以前到中央去要過錢，中央撥了款，給他們?cè)谌珖蠼媳辟I了好幾個(gè)啤酒廠。而現(xiàn)在青島啤酒正打進(jìn)臺(tái)灣市場(chǎng)。你覺得哪個(gè)舉措更符合重要與緊急的原則呢？