2011年春天，我們從北京出發(fā)，一路向東，向南，向西，最后再回到北京。一年間我們?cè)谏綎|、上海、江西、廣州、成都、重慶、西安，組織或參加了無(wú)數(shù)次活動(dòng)，認(rèn)識(shí)了很多MBA同學(xué)，收集了很多名片。一直覺(jué)得忙，覺(jué)得不著急，沒(méi)好好整理?，F(xiàn)在要用到了，才后悔沒(méi)及時(shí)整理。

一張張名片就是一年的活記錄。看著名片就想起了這些好兄弟好姐妹。想起我們一起坐而論道、把酒言歡的情形。這一年非常充實(shí)非常開(kāi)心。只可惜一年轉(zhuǎn)眼就過(guò)去了。這一年當(dāng)中最幸福的事情就是走到哪兒都有一幫好兄弟陪著，從開(kāi)始到結(jié)束。

一張張名片就是一次次活動(dòng)紀(jì)錄。有時(shí)間的話應(yīng)該把聯(lián)系人所有信息，包括交往記錄都錄入通訊錄，以便日后查詢。

當(dāng)然還要把名片分組。分組是個(gè)系統(tǒng)工程。要考慮行業(yè)、區(qū)域、年級(jí)以及關(guān)系度。有的是同學(xué)，有的是同學(xué)的同學(xué)，有的不知道是誰(shuí)。絕對(duì)不能錯(cuò)，不然該找的找不到，該通知的通知不到就麻煩了。此時(shí)分組對(duì)實(shí)物和電子版都有效，事半功倍。

唉？這個(gè)是誰(shuí)，怎么想不起來(lái)呢？哪個(gè)學(xué)校的？是不是MBA？腦子開(kāi)始糊涂了。人太多，有些對(duì)不上號(hào)，沒(méi)辦法全部進(jìn)行分組。

有問(wèn)題就要解決。能解決的解決，不能解決的問(wèn)題先放在一邊繼續(xù)前進(jìn)。不能讓問(wèn)題橫亙?cè)谇懊娉蔀榻O腳石。能分組的分組，不知道進(jìn)哪個(gè)組？讓這些不知道的成為一個(gè)組，放在一邊。不能為解決不了的事情冥思苦想浪費(fèi)時(shí)間。要輕裝、快速、前進(jìn)，提高錄入效率。

邊分組邊想，還有沒(méi)有更快的方法？究竟點(diǎn)擊鼠標(biāo)和實(shí)物分類(lèi)哪個(gè)效率更高？或者再深入一點(diǎn)：分類(lèi)真的有必要嗎？是必須的嗎？

說(shuō)到底我現(xiàn)在需要的只是手機(jī)號(hào)、Email地址，能發(fā)短信和郵件就行了。不一定要分組。真需要的話這項(xiàng)工作可以以后做。

OK，決定簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，不分組直接開(kāi)始錄入。

每簡(jiǎn)化一步，就是效率提升一次！

2000多張名片，部分已經(jīng)錄入，更多的還沒(méi)來(lái)得急錄入。我覺(jué)得每條信息錄入前都應(yīng)該先查找一下，確定電腦里沒(méi)有相關(guān)記錄，否則就是重復(fù)勞動(dòng)，窩時(shí)窩工，畢竟查找比錄入要快。

查找不一會(huì)就覺(jué)得問(wèn)題不對(duì)。已經(jīng)錄入的信息只有200多條，未錄入的信息有1800多條。為了這200條我得把所有2000次依次查詢。2000次查詢和輸入200條信息哪個(gè)效率更高？

這些名片今天必須整理出來(lái)，明天必須可用。必須想辦法再提高效率。與其查找2000條信息有沒(méi)有重復(fù)，不如全部推倒重來(lái)。而且全部重新錄入還可以調(diào)整通訊錄格式，不必遷就以前小秘書(shū)所用的格式，更適應(yīng)自己的風(fēng)格，肯定能大幅度提升輸入效率。

我決定再次簡(jiǎn)化，去掉對(duì)比查找環(huán)節(jié)，提高輸入效率。

經(jīng)過(guò)調(diào)整，現(xiàn)在錄入順序是：姓名、職務(wù)、單位、地址、郵編、固定電話號(hào)、傳真號(hào)、手機(jī)號(hào)、Email。這一順序與多數(shù)名片信息順序一致。輸入變得非常順手。

管理學(xué)講：不要為了“優(yōu)化”而優(yōu)化，不要沒(méi)問(wèn)題“制造”問(wèn)題。但現(xiàn)在問(wèn)題來(lái)了：我必須一天內(nèi)將這些名片錄入電腦！可現(xiàn)在達(dá)不到這一效率。輸入過(guò)程雖然順手，但是內(nèi)容太多，效率極低。一分鐘只能錄入1、2條信息。2000條信息全部全部錄入估計(jì)得幾天時(shí)間，耗時(shí)太長(zhǎng)。當(dāng)初要求小秘書(shū)一夜完成這個(gè)任務(wù)，想想自己真是太苛刻了。

有問(wèn)題就要解決問(wèn)題。解決了就是進(jìn)步。

對(duì)我而言一張名片真正有用的是“姓名”、“電話”、“EMAIL”。“單位”、“地址”、“固話”、“傳真”、“地址”、“郵編”一類(lèi)的信息只是偶爾需要看看，并不常用，甚至不用。不用的東西有必要錄入嗎？

簡(jiǎn)化輸入內(nèi)容，提高工作效率。

去掉了以上非常用信息繼續(xù)錄入，一分鐘能錄入5～6條信息。效率提升了五倍，很有成就感。已經(jīng)輸入的就那樣了，不能再為更改前面的錯(cuò)誤再浪費(fèi)時(shí)間。（嗯，目標(biāo)明確，自夸一下）

突然感覺(jué)到餓，原來(lái)已經(jīng)12點(diǎn)了，該祭“五臟廟”了。肚子準(zhǔn)時(shí)報(bào)時(shí)，說(shuō)明今天上午工作還是很賣(mài)力的。邊用餐邊統(tǒng)計(jì)了一下，嗯，怎么才錄入了500條信息？不對(duì)啊，一小時(shí)錄入300條，一上午怎么也得600條吧？怎么才這些？

猶豫、思考、調(diào)整、設(shè)計(jì)、接電話，QQ上和美女們貧嘴幾句……哎，時(shí)間就這么從指間溜走了。如果給我足夠的時(shí)間我可以撬起地球，可惜我沒(méi)那么多時(shí)間。

這樣不行，還得提高效率！記得我以前的小秘書(shū)說(shuō)過(guò)，他用過(guò)名片掃描儀，效率很高，一分鐘能處理10幾張名片。幸運(yùn)的是我辦公室就在中關(guān)村，近水樓臺(tái)，去弄一個(gè)回來(lái)。只要能提高工作效率，犧牲半小時(shí)出去一趟也是值得的。先上淘寶看看得準(zhǔn)備多少銀子。好暈，一百到一千的都有。這么多品牌型號(hào)該選哪個(gè)？看掃描樣張都不錯(cuò)，看評(píng)論卻是千差萬(wàn)別，不知該如何取舍。

其實(shí)單位有一臺(tái)惠普一體機(jī)，能打印能掃描，應(yīng)該也可以用。而且一次可以掃8張名片，多爽！不對(duì)。掃描儀掃描速度慢，而且得名片小，得一張張放，還得擺正位置。預(yù)掃了還要調(diào)整尺寸、邊界……處理完一系列的問(wèn)題，效率不一定比現(xiàn)在高。

解決不了了？難道就這樣了？

要聚焦，不能為解決一個(gè)問(wèn)題制造出更多的問(wèn)題。要了解問(wèn)題的核心是什么！想想我到底需不需要一臺(tái)掃描儀？

其實(shí)我需要的只是快速將名片輸入電腦的方法。掃描只是過(guò)程，不是目的。況且輸入照片不一定用掃描儀。還有沒(méi)有更簡(jiǎn)單的方法？

Binggo——相機(jī)。咔嚓咔嚓?？扉T(mén)一閃才千分之一秒，速度絕對(duì)快。再配合上名片識(shí)別軟件就可以批量處理名片，肯定高效！購(gòu)買(mǎi)軟件的費(fèi)用肯定比購(gòu)買(mǎi)硬件要低，而且從網(wǎng)上下載程序不用出門(mén)，效率也高。

對(duì)，說(shuō)干就干。支起三角架，調(diào)整好位置、焦距。將待拍、在拍、已拍照片按“品”字型放好，流水線操作，一秒處理1張！恰好是午后，日光非常好！不用閃光燈，不怕光面名片反光，拍攝效果很perfect。我簡(jiǎn)直是一部“完美機(jī)器”！

圖片只要清晰，稍微歪斜一點(diǎn)也沒(méi)關(guān)系，關(guān)鍵是快速高效！要快速快速再快速。細(xì)節(jié)很重要，但只對(duì)關(guān)鍵因素。對(duì)非關(guān)鍵因素，不必每時(shí)每刻都要求細(xì)節(jié)。如果在意太多不相關(guān)的細(xì)節(jié)，事情永遠(yuǎn)都完成不了。

邊拍照邊下載軟件，充分利用時(shí)間。我會(huì)統(tǒng)籌學(xué)，呵呵。

不到半小時(shí)，全部拍攝完畢。在軟件識(shí)別過(guò)程2000張名片時(shí)，我將名片重新插回名片冊(cè)。一切高效完成。

總結(jié)一下：

1、凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。要時(shí)時(shí)刻刻預(yù)“立”，即思考。不思考，只滿足于現(xiàn)狀，只會(huì)苦干蠻干，是不能提高效率的。

2、思考的同時(shí)要行動(dòng)，行動(dòng)的同時(shí)也要思考，自己的做法還有沒(méi)有更高效更好的。只思考不行動(dòng)，一味地尋找“更好的方法”，卻從來(lái)不動(dòng)手，永遠(yuǎn)不會(huì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。在沒(méi)想到更好的辦法以前按即有的做，不能沒(méi)完沒(méi)了找好方法，那樣一事無(wú)成。細(xì)節(jié)很重要，但只對(duì)關(guān)鍵因素。任何時(shí)候都要抓住問(wèn)題關(guān)鍵，并且要反復(fù)驗(yàn)證此“關(guān)鍵因素”是否有“附帶物”，是否忽略了什么。對(duì)非關(guān)鍵因素，尤其是內(nèi)部問(wèn)題，能忽略就忽略。關(guān)注非關(guān)鍵因素細(xì)節(jié)只會(huì)降低效率。

3、每項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)要盡可能單一、明確。對(duì)目標(biāo)要異常專(zhuān)注，不要帶任何“無(wú)辜的”假想“共同體”。去掉一切“非關(guān)鍵因素”，不讓任何無(wú)關(guān)事由干擾目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。注意不要跌入“習(xí)慣陷阱”。

4、完成任務(wù)要樂(lè)在其中。只有這樣你的靈感才會(huì)不斷涌現(xiàn)。

5、想提高效率就要簡(jiǎn)化流程內(nèi)容。流程越簡(jiǎn)單效率越高。

只是一次個(gè)人整理名片的過(guò)程。簡(jiǎn)法，運(yùn)籌學(xué)，流程再造，目標(biāo)管理，內(nèi)部溝通，創(chuàng)新思維，時(shí)間管理都用到了。通過(guò)不斷地簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，專(zhuān)注于目標(biāo)，免去了跑商場(chǎng)等諸多無(wú)用功，提高了工作效率。

管理真是無(wú)處不在。當(dāng)你真正融入其中，你會(huì)無(wú)比快樂(lè)。猶如上帝與你同在，不斷給你靈感。不知道是上帝發(fā)現(xiàn)了我，還是我感動(dòng)了上帝？

另：MBA名片小結(jié)：

1、盡量不要亮面（俗氣，且不易掃描、拍照）

2、白低黑字最簡(jiǎn)潔明了。有想個(gè)性可以藝術(shù)化背景、圖標(biāo)。

3、不要黑或深色背景，字體顏色再亮也很難看清楚。且過(guò)于厚重，不符MBA形象。

4、名片可印二維碼，方便手機(jī)掃描。

5、可有照片，但要有美感不要證件照。

6、最好正面MBA院校（要有年級(jí)主），背面單位。

照日格圖

2014年3月12日